Team-Sekretär*in / Assistenz / Office-Manager*in – Medizinische Forschung (m/w/d)

Ort: Berlin

Team-Sekretär*in / Assistenz / Office-Manager*in – Medizinische Forschung

Die Fraunhofer-Gesellschaft (www.fraunhofer.de) betreibt in Deutschland derzeit 76 Institute und Forschungseinrichtungen und ist eine der führenden Organisationen für anwendungsorientierte Forschung. Rund 32 000 Mitarbeitende erarbeiten das jährliche Forschungsvolumen von 3,4 Milliarden Euro.

Das Fraunhofer-Institut für Translationale Medizin und Pharmakologie ITMP-IA am Standort Berlin-Steglitz forscht in der Entwicklung von besseren Lösungen für Patient*innen mit Allergien und anderen Mastzell-vermittelten Erkrankungen.

Sekretariat und Organisation sind Ihre Themen?

Wir bei Fraunhofer bieten Ihnen ab sofort eine spannende Tätigkeit als Team-Sekretär*in / -Assistenz / Office-Manager*in an. Die Stelle ist an unserem neuen Fraunhofer-Institut zu besetzen, das in Kooperation mit der Charité am Standort Berlin-Steglitz entsteht.

Was Sie bei uns tun

• Proaktive, inhaltliche und administrative Entlastung der Gruppenleitung und des Teams, einschließlich Führung und Dokumentation der Korrespondenz nach innen und außen
• Klassische allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben, einschließlich Fertigung von Briefen und Schriftsätzen nach Vorlage in deutscher und englischer Sprache
• Travel Management, inklusive Abrechnung der Spesen, Auslagen und Kreditkarten
• Inhaltliche Vor- und Nachbereitung von Meetings, Video- und Telefonkonferenzen, Tagungen, Events, Sitzungen, einschließlich Protokollführung
• Ansprechperson für externe Gäste/Geschäftspartner*innen
• Veranstaltungsorganisation, inklusive Rechnungsbearbeitung

Was Sie mitbringen

• Qualifikation zum/zur Sekretär*in oder eine vergleichbare kaufmännische Ausbildung
• Berufserfahrung in einem medizinischen Sekretariat mit guten Kenntnissen der medizinischen Terminologie
• Routine mit MS Office (vor allem PowerPoint) und mit SAP
• Sehr gutes Englisch in Wort und Schrift
• Bereitschaft zu flexiblen Arbeitseinsätzen
• Hohe Dienstleistungsorientierung und ein freundlicher, sicherer Umgang mit sämtlichen Patient*innen, Mitarbeitenden aller Berufsgruppen und Gästen
• Eigenständige Arbeitsweise, aber auch Teamfähigkeit, und ein hohes Maß an Empathie
• Sie verfügen über Organisationstalent, sind offen für Neues und verlieren auch in heißen Phasen nicht die Übersicht.

Was Sie erwarten können

• Eine kollegiale Arbeitsatmosphäre und Freiraum zur Umsetzung eigener Ideen
• Exzellente fachliche und persönliche Weiterentwicklung durch eine Vielzahl von internen Weiterbildungsprogrammen
• Flexible Arbeitszeiten auf Vertrauensbasis, Homeoffice nach Absprache sowie unterschiedliche Unterstützungsangebote zur Vereinbarkeit von Privatleben, Familie und Beruf
• Hervorragende Aussichten auf attraktive Karrierechancen
• Jobticket zu günstigen Konditionen
• In unserem Institut ist Diversity ein wichtiges strategisches Ziel: Wir setzen uns aktiv für Chancengleichheit und Vielfalt ein, beginnend mit einem Diversity-Training für alle Mitarbeitenden.

Wir wertschätzen und fördern die Vielfalt der Kompetenzen unserer Mitarbeitenden und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Alter, Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung sowie sexueller Orientierung und Identität. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.

Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 39 Stunden. Die Stelle ist zunächst bis 31.12.2025 befristet und kann auch in Teilzeit besetzt werden. Anstellung, Vergütung und Sozialleistungen richten sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD).

Mit ihrer Fokussierung auf zukunftsrelevante Schlüsseltechnologien sowie auf die Verwertung der Ergebnisse in Wirtschaft und Industrie spielt die Fraunhofer-Gesellschaft eine zentrale Rolle im Innovationsprozess. Als Wegweiser und Impulsgeber für innovative Entwicklungen und wissenschaftliche Exzellenz wirkt sie mit an der Gestaltung unserer Gesellschaft und unserer Zukunft.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann bewerben Sie sich jetzt online mit Ihren aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen. Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen!

Fraunhofer-Institut für Translationale Medizin und Pharmakologie ITMP
www.itmp.fraunhofer.de

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