Sekretärin / Sekretär (m/w/d) für den Fachbereich E-Government

Arbeiten für Potsdam

vielseitig, flexibel, bürgernah

Potsdam ist lebenswert, familienfreundlich und vielfältig. Das spiegelt sich auch in der Verwaltung der brandenburgischen Landeshauptstadt wider. Mit mehr als 2.500 Beschäftigten sind wir eine der größten Arbeitgeberinnen der Region. Als kommunale Behörde halten wir die Stadt am Laufen und sind zuverlässige Dienstleisterin für die Einwohnerinnen und Einwohner. Gleichzeitig geben wir die Impulse für die Entwicklung der Stadt.

Im Fachbereich E-Government verantworten wir die Sicherstellung und Weiterentwicklung der IT der Landeshauptstadt Potsdam. Unser Ziel ist es, die Beschäftigten der Landeshauptstadt Potsdam und die Potsdamer Schulen bestmöglich bei ihren Digitalisierungsprojekten zu unterstützen. Im Fachbereich legen wir Wert auf ein wertschätzendes Miteinander, eine transparente Kommunikation und die Erfahrung und Einschätzung der Teammitglieder. Wir arbeiten in agilen, zielorientierten Projekten und ermöglichen die Entfaltung des individuellen Potentials jedes Teammitglieds. Unser Antrieb sind die Bürgerinnen und Bürger der Stadt Potsdam. Die Produkte und Leistungen des Fachbereiches sind durchgängig darauf ausgerichtet, die Leistungsfähigkeit der Verwaltung und der fast 50 Schulen in kommunaler Trägerschaft sicherzustellen.

Fühlen Sie sich angesprochen? Gerne stellen wir uns mit dieser spannenden Position vor!

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt zur unbefristeten Anstellung in Vollzeit eine/einen

Sekretärin / Sekretär (m/w/d) für den Fachbereich E-Government

Kennziffer: 541.000.25

Ihre Aufgaben

Büromanagement

• Bearbeiten und Weiterleiten des Postein- und Postausgangs
• Schreibarbeiten und Korrespondenzen, zweckbezogenes Formulieren und Gestalten von Schriftstücken
• Organisation der Wiedervorlage der Leitung und des Stabes
• Terminplanung, -vorbereitung und -kontrolle
• Fachgerechtes, wirtschaftliches und umweltgerechtes Einsetzen von Organisations- und Arbeitsmitteln
• Führen von Karteien, Registraturen und Datenbanken
• Erstellen von Protokollen, hier u.a. mit technischen/ fachspezifischen IT-Termini und -Inhalten
• Recherchetätigkeiten

Bürokommunikation

• Telefondienst und professionelles Empfangen und Betreuen von Besuchenden
• Bereitstellen von Unterlagen, Erteilen von Auskünften an Mitarbeitende sowie Bürger und Bürgerinnen
• Aufbereiten und Weitergeben dienstlicher Informationen, Informationsorganisation und Organisation der Bürokommunikation von externen Partnern
• Erfassen, Verarbeiten, Aufbereiten und Verwenden von Fachbereichsinformationen

Teilsachbearbeitung

• Vorbereitendes Zusammenstellen von fallbezogenen Vorgängen
• Erteilen von Auskünften

Ihr Profil

• Abgeschlossene Berufsausbildung in einem verwaltenden oder verwaltungsnahen Beruf (bspw. Fachangestellte/Fachangestellter für Bürokommunikation, Bürokauffrau/Bürokaufmann, Rechtsanwaltsfachangestellte/Rechtsanwaltsfachangestellter oder Verwaltungsfachangestellte/Verwaltungsfachangestellter)
• Einschlägige Berufserfahrung - gern auch in einem IT-verwandten Umfeld - wünschenswert bzw. die Bereitschaft und das Interesse sich in dieses Umfeld einzuarbeiten
• Fundierte Erfahrungen und Kenntnisse in der Organisation von Büroabläufen, Terminplanung und –verwaltung sowie in der Bereitstellung von Unterlagen
• Stark ausgeprägte Medienkompetenz und Organisationsfähigkeit
• Sehr hohe Teamfähigkeit, Konfliktfähigkeit und Dienstleistungskompetenz
• Hohe Zuverlässigkeit und Vertraulichkeit beim Umgang mit sensiblen Informationen

Unser Angebot

• Ein attraktives Gehaltspaket in der Entgeltgruppe E 6 mit einem Bruttomonatsgehalt von 3.042,04 € - 3.507,92 € gemäß des Tarifvertrages TVöD-VKA in Abhängigkeit von der beruflichen Vorerfahrung
• Eine jährliche Sonderzahlung sowie eine Prämie nach den Regelungen unseres Tarifvertrages, betriebliche Altersvorsorge, vermögenswirksame Leistungen und monatliche Bezuschussung eines ViP-Firmentickets in Höhe des Tarifgebiets Potsdam AB
• Ein sicherer Arbeitsplatz in einer wachsenden Stadt
• Arbeiten, wie es zum Leben passt: Flexibel mit unserer Gleitzeitregelung und einer 39-Stunden-Woche
• Optimale Balance zwischen Arbeit und Privatleben mit 30 Tagen Jahresurlaub, zusätzlich bezahlt frei am 24.12. und 31.12. sowie ein PLUS an Freizeit durch Entgeltumwandlung in zusätzliche Urlaubstage
• Fitness-Kooperation mit den Potsdamer Bäderbetrieben und interne Betriebssportangebote
• Individuelle Fortbildungsmöglichkeiten durch ein vielfältiges Weiterbildungsangebot

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Wenn Sie sich mit Ihren Erfahrungen, Ihrer Kompetenz und Ihrem Engagement für unsere Landeshauptstadt Potsdam einbringen wollen, dann bewerben Sie sich bitte bis zum 21.11.2024 online über unser Karriereportal.

Mehr Informationen finden Sie auch im Internet unter: www.potsdam.de/karriere

Die Beschäftigung in Teilzeit ist unter Berücksichtigung dienstlicher Erfordernisse grundsätzlich möglich. Die Landeshauptstadt Potsdam fördert aktiv die Gleichstellung aller Mitarbeitenden. Diese Stelle ist gleichermaßen für jedes Geschlecht geeignet. Wir begrüßen deshalb Bewerbungen von allen Interessierten, unabhängig von deren kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität. Potsdam als weltoffene Stadt hat ein Interesse an Bewerbungen von Menschen mit interkultureller Kompetenz.