Sekretär / Sekretärin (m/w/d) für die Regionalteams

Arbeiten für Potsdam

vielseitig, flexibel, bürgernah

Potsdam ist lebenswert, familienfreundlich und vielfältig. Das spiegelt sich auch in der Verwaltung der brandenburgischen Landeshauptstadt wider. Mit mehr als 2.500 Beschäftigten sind wir eine der größten Arbeitgeberinnen der Region. Als kommunale Behörde halten wir die Stadt am Laufen und sind zuverlässige Dienstleisterin für die Einwohnerinnen und Einwohner. Gleichzeitig geben wir die Impulse für die Entwicklung der Stadt.

Potsdam wächst und damit auch die Aufgaben in der Verwaltung. Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt für den Fachbereich Kinder, Jugend und Familie zur unbefristeten Anstellung mit 20 Wochenstunden einen/eine

Sekretär/Sekretärin (m/w/d) für die Regionalteams

Kennziffer: 232.100.18

Ihre Aufgaben

• Bearbeiten der analogen und digitalen Post
• Verantworten des Aktenmanagements (Anlegen, Ablegen, Paginieren und Archivieren)
• Übernehmen der Terminkoordination
• Beschaffen von etwaigen Büromaterialien inkl. Bestandsaufnahme sowie Bedarfsanalyse
• Erstellen, Gestalten und Aufsetzen von Schriftstücken, insbesondere von Terminverlegungen, Auskunftsersuchen o.ä.
• Dokumentieren von Team-, Dienst- und Fachberatungen
• Organisieren, Begleiten und Dokumentieren von Beratungsterminen
• Koordinieren von Hilfeplangesprächen/Helferrunden entsprechend der Vorgaben aus der Arbeitsgruppe
• Allgemeiner Telefonservice

Ihr Profil

• Abgeschlossene dreijährige Berufsausbildung in einem verwaltungsnahen oder kaufmännischen Beruf, bspw. Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement, Bürokaufmann/Bürokauffrau
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Verwaltung oder im Sekretariat wünschenswert
• Ausgeprägte und sichere Kenntnisse im Umgang mit Standardsoftware, wie Microsoft Office
• Routiniertes und engagiertes Arbeiten im Team
• Hohe Kundenorientierung gepaart mit einer ausgeprägten Kommunikations- und Kooperationskompetenz
• Bewusstes Umgehen, Einschätzen und Austauschen von relevanten Informationen an den Fachbereich

Unser Angebot

• Ein attraktives Gehaltspaket gemäß des Tarifvertrages TVöD-VKA in der Entgeltgruppe 6, in Abhängigkeit von der beruflichen Vorerfahrung
• Eine jährliche Sonderzahlung sowie eine Prämie nach den Regelungen unseres Tarifvertrages, betriebliche Altersvorsorge, vermögenswirksame Leistungen und monatliche Bezuschussung eines ViP-Firmentickets in Höhe des Tarifgebiets Potsdam AB
• Zusätzlich zur Betriebsrente weitere Angebote der betrieblichen Altersversorgung (Entgeltumwandlung) bei unseren Vertragspartnern
• Ein sicherer Arbeitsplatz in einer wachsenden Stadt
• Optimale Balance zwischen Arbeit und Privatleben mit 30 Tagen Jahresurlaub, zusätzlich bezahlt frei am 24.12. & 31.12. sowie ein PLUS an Freizeit durch Entgeltumwandlung in zusätzliche Urlaubstage
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch familienfreundliche Arbeitsbedingungen

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Wenn Sie sich mit Ihren Erfahrungen, Ihrer Kompetenz und Ihrem Engagement für unsere Landeshauptstadt Potsdam einbringen wollen, dann bewerben Sie sich bitte bis zum 02.12.2024 online über unser Karriereportal.

Mehr Informationen finden Sie auch im Internet unter: www.potsdam.de/karriere

Die Beschäftigung in Teilzeit ist unter Berücksichtigung dienstlicher Erfordernisse grundsätzlich möglich. Die Landeshauptstadt Potsdam fördert aktiv die Gleichstellung aller Mitarbeitenden. Diese Stelle ist gleichermaßen für jedes Geschlecht geeignet. Wir begrüßen deshalb Bewerbungen von allen Interessierten, unabhängig von deren kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität. Potsdam als weltoffene Stadt hat ein Interesse an Bewerbungen von Menschen mit interkultureller Kompetenz.