Mitarbeiter/in im Studien-Info-Service (m/w/d)

Im Referat Zentrale Studienberatung ist ab sofort unbefristet folgende Stelle zu besetzen:

Mitarbeiter/in im Studien-Info-Service (m/w/d)

Entgeltgruppe 8 TV-L Berliner Hochschulen mit 100 % der regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit Kenn-Nr.: 074/24

Der Studien-Info-Service ist für Studierende und Studieninteressierte die erste Anlaufstelle für Fragen zur Studienorganisation und administrative Angelegenheiten rund um das Studium (per Telefon, E-Mail, Videoberatung oder persönlich). Dieser Servicebereich wird gemeinsam von den Referaten Zentrale Studienberatung und Studienverwaltung betreut. Studierende und Studieninteressierte wenden sich mit allen Anliegen zunächst an diesen zentralen Service. Dort werden sie über das Studium an der Berliner Hochschule für Technik sowie zu allen Fragen der Studienorganisation informiert und können administrative Angelegenheiten im Rahmen des Studiums klären.

Aufgabengebiet

Information von Studierenden und Interessierten im Studien-Info-Service und Klärung weiterführenden Beratungsbedarfs:

• Ermittlung des Informations- und Beratungsbedarf für Studierende und Interessierte in Fragen der Studienwahl, Bildungsabschluss- und Zulassungsvoraussetzung, Bewerbungsverfahren, Möglichkeiten der Finanzierung (BAföG-Eingangsinformation, Beurlaubung und Urlaubssemester, Immatrikulation, Rückmeldung, Exmatrikulation, Studienverlauf, Fach- und Hochschulwechsel
• Klärung des Informations- und Beratungsbedarf in Fällen besonderen Bedarfs (Schwangerschaft, Pflege, Schwerbehinderung, Gefährdung des Studienabschlusses durch Überschreitung der zeitlichen Grenzen) sowie Recherche der Informationen, Hinweis auf Stellen für die weitergehende Informationen und konkrete Beratung
• Recherchen und Auskunftserteilung über DOSV und HISinOne (Stand der Bewerbung und ggf. fehlende Unterlagen)
• Behandlung von Akutsituation bis zum Eintreffen der zuständigen Stellen (insbes. bei Studierenden in psych. Notlagen, Schwerbehinderten oder Studierenden in soz. oder fam. Notlage)
• Auskunftserteilung und Bereitstellung notwendiger Informationen im direkten Kontakt, per Telefon, E-Mail und Online in deutscher und englischer Sprache

Anleitung und Koordinierung des Einsatzes studentischer Hilfskräfte und Serviceassistent/innen im Studien-Info-Service zur Sicherstellung der bedarfsgerechten Information der Studierenden und Studieninteressierten:

• Operative Schulung und Anleitung von studentischen Mitarbeitenden des Studien-Info-Service nach Maßgabe der Referatsleitung
• Aktualisierung von Leitfäden, Wissenshandbuch und Schulungsplan für studentische Hilfskräfte und Serviceassistenten
• Semesterweise Planung des Einsatzes der verschiedenen zusätzlichen Berater/innen (Studierendenwerk, Sozialberatung und Fachberatung) sowie Veröffentlichung der im Rahmen der Einsatzplanung festgelegten Angebote im Studien-Info-Service
• Aktualisierung der Informationen für Studieninteressierte und Studierende für die Erstinformation und das Clearing in deutscher und englischer Sprache (z. B. zur Bewerbung Internationaler)

Veranstaltungsmanagement:

• Vorbereitung und Unterstützung bei der Organisation und bei Veranstaltungen der Hochschule (z.B. Tag der offenen Tür oder Lange Nacht der Beratung), u.a. Raumplanung, Standplanung, Einladung Externer, Vortragskoordination, Teilnehmerbescheinigungen, Laborbesichtigungen, Schulversand, Pressemitteilung, Materialbereitstellung, Information vor Ort
• Führen des Online-Veranstaltungskalenders (inkl. Entscheidung zur Veröffentlichung externer Angebote in Absprache mit der Referatsleitung)
• Raumorganisation und –buchung
• Buchung, Materialbeschaffung, Standorganisation und Teilnahme bei hochschuleigenen und externen Messen zu Studium und Karriere
• Anmeldungsmanagement
• Durchführung der Campustouren für Studieninteressierte im Rahmen der Informationsveranstaltungen

Unterstützung der Referatsleitung:

• Bearbeitung von Beschaffungs- und Bestellvorgängen sowie Pflege der benötigten technischen/baulichen Infrastruktur (in Zusammenarbeit mit dem HRZ bzw. Abt. III)
• Inventarführung
• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Veranstaltungen (Netzwerktreffen, AG-Sitzungen, Leitungstreffen, etc.)

Fachliche Anforderungen

• abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r, Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder vergleichbare abgeschlossene Berufsausbildung (Vorlage des Abschlusses spätestens zum Zeitpunkt der Unterschrift des Arbeitsvertrages)
• Kenntnisse der studienrelevanten Regelungen (OZI, RSPO, RSPO der VFH, fachbereichsspezifische Studien- und Prüfungsordnungen aller Studiengänge der Hochschule und Abschnitte des BerlHG)
• Kenntnisse der grundlegenden BAföG-Regelungen und relevanter Formblätter
• Kenntnisse der administrativen und organisatorischen Regelungen und Verfahren einer Hochschule
• Nachgewiesene, sehr gute Englischkenntnisse

darüber hinaus sind von Vorteil:

• Kenntnisse von Office Anwendungen (insbesondere MS Outlook, Word, Excel, Power-Point)
• Erfahrungen im Bereich Studierendenservice
• Erfahrungen in der Veranstaltungsorganisation

Außerfachliche Anforderungen

• Selbstständige, zielorientierte und strukturierte Arbeitsweise
• Belastbarkeit und Serviceorientierung auch in lebhaften Arbeitssituationen
• Ausgeprägte Kommunikations- und Sozialkompetenz
• Diversitykompetenz
• Verantwortungsbewusstsein
• Freundliches und teamorientiertes Auftreten

Wir bieten

• Einen Arbeitsplatz im Innenstadtbereich, der mit öffentlichen Verkehrsmitteln gut zu erreichen ist
• Zuschuss zum Firmenticket
• Externe und interne Weiterbildungsmöglichkeiten
• Betriebliches Gesundheitsmanagement (u. a. div. Sportkurse)
• Familienfreundliche Arbeitszeit durch Gleitzeit und mobiles Arbeiten
• 30 Urlaubstage
• Sozialleistungen entsprechend den Regelungen des öffentlichen Dienstes (z.B. Betriebliche Altersvorsorge)
• Ein aufgeschlossenes Team, das sich über Ihre Verstärkung freut

Bewerbungshinweise

Die Berliner Hochschule für Technik bittet qualifizierte Interessentinnen nachdrücklich um ihre Bewerbung. Schwerbehinderte werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt. Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund sind ausdrücklich erwünscht.

Bitte bewerben Sie sich bis zum 04.10.2024 über unser Online-Bewerbungsformular unter www.bht-berlin.de/bewerbungsformular. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Die Berliner Hochschule für Technik

Zukunftsorientiert, praxisnah, forschungsstark: Im Herzen der Hauptstadt bietet die BHT das größte ingenieurwissenschaftliche Studienangebot in der Region. Unter dem Motto „Studiere Zukunft“ bilden wir in über 70 technischen, natur-, lebens- und wirtschaftswissenschaftlichen Studiengängen mehr als 12.000 Studierende stets am Puls der Zeit aus und engagieren uns in der beruflichen Weiterbildung. Mit 300 Professor*innen, rund 450 Beschäftigten in Verwaltung, Technik und Wissenschaft sowie unseren Lehrbeauftragten sind wir ein starker Wissenschaftspartner – auch in internationalen Netzwerken.