Büromanagement / Projektassistenz (w/m/d)

Das Bundesamt für Bauwesen und Raumordnung (BBR) führt Bauaufgaben für den Bund in Berlin, Bonn und im Ausland aus sowie Kulturbauten, Forschungs- und Laborgebäude für Bundeseinrichtungen. Es betreut herausragende und komplexe Bauprojekte im Spannungsfeld von gestalterischen und technischen Ansprüchen, mit hohen Anforderungen an Baukultur und Wirtschaftlichkeit.

Das BBR sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt auf Dauer motivierte und qualifizierte Personen für:

Büromanagement / Projektassistenz (w/m/d)

Der Dienstort ist Berlin.
Kennnummer S 41.1-24

Aufgabengebiet:

Die Abteilung V ist zuständig für die Projektmanagementaufgaben der Baumaßnahmen der Bundesministerien und ihren nachgeordneten Behörden sowie der Bundeswehrbauten in Berlin. Zu den weiteren Aufgaben der Abteilung V gehören die baufachliche Betreuung wissenschaftlich-technischer Einrichtungen sowie die Umsetzung von Bauaufgaben auf den zahlreichen Liegenschaften der Bundesanstalt für Immobilienaufgaben (BImA) in Berlin.

Innerhalb dieser Abteilung umfasst Ihr Aufgabengebiet je nach Referat folgende Schwerpunktaufgaben:

• Mitwirkung bei der Gestaltung von Verträgen mit externen Architekten- und Ingenieurbüros sowie bauausführenden Firmen, Qualitäts- und Terminmanagement
• Projektbegleitung mittels Projektkommunikationsmanagementsystem, z. B. thinkProject
• Bearbeitung von Haushalts- und Rechnungsangelegenheiten sowie Kostenkontrolle mit Kostenkontrollsystem „O-Xilis“
• Mitwirken bei Vergabevorgängen, Qualitäts- und Terminmanagement
• Vorbereitung und Mitwirkung bei der Abrechnung von Baumaßnahmen
• Büro-, Schreib-, Sekretariats- und sonstige Verwaltungsarbeiten wie z. B. Postbearbeitung, Terminplanung, unter Einhaltung enger Terminvorgaben
• Koordination und Organisation von internen und externen Besprechungen

Anforderungen:

Vorausgesetzt werden:

• abgeschlossene Ausbildung zur/m Kaufmann/?-frau für Bürokommunikation, Fachangestellte/?Fachangestellten für Bürokommunikation, Verwaltungsfachangestellten-, Angestelltenlehrgang I oder ein vergleichbarer Abschluss oder gleichwertige Kenntnisse und Erfahrungen
• die Fähigkeit, präzise und effizient zu handeln und dabei einen freundlichen, service- und kundenorientierten Umgang zu haben
• die Fähigkeit und Bereitschaft zu selbständigem, systematischem und eigenverantwortlichem Arbeiten und ein hohes Maß an Leistungsbereitschaft und Flexibilität
• rasche Auffassungsgabe, Teamfähigkeit sowie ein ausgeprägtes Verhandlungs- und Organisationsgeschick
• engagiertes, flexibles und umsichtiges Arbeiten im Team

Wünschenswert sind:

• Verwaltungserfahrungen
• Grundkenntnisse im Haushaltsrecht
• Erfahrungen in der Projektbearbeitung mittels eines Projektmanagementsystems

Nach einem erfolgreichen Auswahlverfahren ist eine Sicherheitsüberprüfung „Ü 2“ nach dem Sicherheitsüberprüfungsgesetz (SÜG des Bundes) erfolgreich zu durchlaufen.

Bezahlung:

Die Eingruppierung erfolgt, abhängig von Ihren persönlichen Voraussetzungen und dem jeweiligen Aufgabengebiet, in den Entgeltgruppen 6 bzw. 7 TV EntgO Bund.

Unser Angebot:

Das Bundesamt für Bauwesen und Raumordnung ist ein moderner, zukunftssicherer und familienfreundlicher Arbeitgeber mit allen Vorzügen des öffentlichen Dienstes. Hierfür wurden wir wiederholt durch das audit berufundfamilie zertifiziert.

Wir bieten unseren Mitarbeitenden

• interessante und anspruchsvolle Aufgaben in einem kollegialen und familienfreundlichen Umfeld an
• strukturierte Einarbeitung mit Patenschaftssystem
• flexible Arbeitszeiten und -formen, wie beispielsweise Gleitzeit von 06 Uhr bis 21 Uhr, individuelle Teilzeitvereinbarungen, die auch mit mobilem Arbeiten kombiniert werden können
• persönliche und fachliche Entwicklungsmöglichkeiten durch ein umfassendes Fortbildungsangebot unter anderem durch die Bundesakademie für öffentliche Verwaltung
• eine ergänzende Altersvorsorge (VBL) und Jahressonderzahlung für Tarifbeschäftigte sowie vermögenswirksame Leistungen
• 30 Tage Urlaub und bis zu 24 Gleittage pro Jahr
• eine zentrale Lage und eine gute Verkehrsanbindung sowie ein vergünstigtes Deutschland-Jobticket für den öffentlichen Personennahverkehr
• ggf. bei Bedarf die Zahlung von Trennungsgeld oder Umzugskostenvergütung nach den gesetzlichen Bestimmungen
• ein umfangreiches betriebliches Gesundheitsmanagement.

Weitere Informationen erhalten Sie auf unserer Karriereseite Das BBR als Arbeitgeber.

Besondere Hinweise:

Bewerbungsberechtigt sind sowohl Tarifbeschäftigte als auch Bewerberinnen und Bewerber, die nicht im öffentlichen Dienst tätig sind.

Als Unterzeichner der Charta der Vielfalt bekennt das Bundesamt für Bauwesen und Raumordnung sich zu den Chancen der Diversität in der Arbeitswelt und verpflichtet sich dazu, ein wertschätzendes Arbeitsumfeld für alle Mitarbeitenden zu schaffen. Es gewährleistet die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern und fördert die Vielfalt unter den Mitarbeitenden. Bewerbungen von Menschen aller Nationalitäten und mit Migrationshintergrund sind willkommen.

Von schwerbehinderten Bewerberinnen/Bewerbern wird nur das zur Wahrnehmung der Funktion notwendige Mindestmaß an körperlicher Eignung verlangt. Sie werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Bewerbungsverfahren:

Wenn wir Ihr Interesse geweckt haben, bewerben Sie sich bitte bis zum 08.10.2024 bei uns. Wir nutzen das elektronische Bewerbungssystem des Anbieters Interamt. Wenn Sie auf die Ausschreibung durch eine andere Website als https://www.interamt.de auf uns aufmerksam geworden sind, folgen Sie dem nachfolgenden Link:

https://www.interamt.de/koop/app/stelle?id=1193491

Bewerben Sie sich bei interamt.de mit dem Button „Online bewerben“ rechts neben dem Ausschreibungstext. Interamt ist barrierefrei. Falls Sie Ihre Bewerbung dennoch nicht online einreichen können, wenden Sie sich bitte an die unter den Kontaktdaten genannte Person.

Bitte füllen Sie den Bewerbungsbogen vollständig aus und stellen Sie hier Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen als Anlage in Ihr Kandidatenprofil ein (Motivationsschreiben, Lebenslauf, sämtliche Abschlusszeugnisse sowie Arbeitszeugnisse, ggf. die letzten drei Beurteilungen und weitere Qualifikationsnachweise, insbesondere für die Ausübung der ausgeschriebenen Funktion unter Berücksichtigung der Anforderungen sowie ggf. einen Nachweis über die Schwerbehinderung oder Gleichstellung).

Beschäftigte des öffentlichen Dienstes werden gebeten, die Einverständniserklärung zur Personalakteneinsicht – unter Nennung der Anschrift der personalaktenführenden Stelle – zu erteilen.

Für Rückfragen zur Bedienung von Interamt, zur Registrierung, zu Störungen, Fehlern sowie Passwortproblemen steht Ihnen die kostenfreie Rufnummer 0385 4800-140 zur Verfügung. Die Hotline erreichen Sie Montag bis Donnerstag von 07:00 bis 17:00 Uhr und Freitag von 07:00 bis 16:00 Uhr.

Bei fachlichen Fragen wenden Sie sich bitte an Herrn Schaub (Tel.-Nr. 030 18401-5700).

Ihre Ansprechpartnerin zum Bewerbungsverfahren ist Frau Roshanpoor (Tel.-Nr. 030 18401-8183).

www.bbr.bund.de