Assistenz der Bereichsleitung / Büromanager (m/w/d)

Assistenz der Bereichsleitung / Büromanager:in (m/w/d)

ab sofort und unbefristet

„Berlin wächst" – und damit auch die Projektvielfalt und Zuständigkeiten der BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH. Als landeseigener Immobiliendienstleister bewirtschaften wir mit mehr als 900 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eine Vielzahl von Immobilien. Ob Brandenburger Tor, Rotes Rathaus, Finanzämter oder Feuerwachen: Unser einzigartiges Portfolio mit über 5.000 Liegenschaften prägt das Bild unserer Stadt – und Ihren neuen Arbeitsplatz im Herzen Berlins. Werden Sie Teil unseres Teams, finden Sie Ihr neues berufliches Zuhause in unserem offenen, freundlichen Miteinander und gestalten Sie mit uns die Zukunft „Ihrer“ Stadt!

IHRE AUFGABEN:

• Als Assistenz (m/w/d) der Bereichsleitung verstehen Sie sich als erste:r Ansprechpartner:in unter anderem auch für unsere Kolleg:innen sowie Kund:innen, denen Sie telefonisch, per E-Mail oder auch persönlich zur Verfügung stehen.
• Sie behalten den Überblick über den Kalender unserer Bereichsleitung und unterstützen bei der Verwaltung sowie der Terminplanung. Dabei leiten Sie wichtige Aufgaben und Fristen aus eingehenden Nachrichten ab und steuern die Wiedervorlage. Zudem informieren Sie die Bereichsleiterin über die anstehenden Termine des Tages.
• Mit Zugang zum E-Mail-Postfach prüfen Sie, welche Aufgaben Sie direkt übernehmen können, wie z.B. Terminvereinbarungen. Auch in hektischen Zeiten bewahren Sie einen kühlen Kopf.
• Sie koordinieren den Büroalltag und bereiten kleinere interne Meetings vor und nach.
• Zu Ihren administrativen Aufgaben gehört das Pflegen von Listen und das Erstellen von z.B. Statistiken auf Anfrage.
• Sie verwalten Büromaterial und bearbeiten den Postein- und -ausgang. Zudem führen Sie Recherchearbeiten durch und erstellen Übersichten und Präsentationen.
• Wir freuen uns, wenn Sie proaktiv Verbesserungsvorschläge einbringen, wie z.B. die Einführung neuer Formulare.

IHR PROFIL:

• Abschluss: Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, Branchenkenntnisse von Vorteil
• Berufserfahrung: Mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Sekretariat, (Team-)Assistenz und/oder Büromanagement
• Fachkenntnisse: Sicherer Umgang mit Microsoft 365, sehr gute Excel-Kenntnisse, SAP-Kenntnisse von Vorteil und Aufgeschlossenheit gegenüber neuer Software
• Persönlich: Selbstständige und vorausschauende Arbeitsweise, hohe Serviceorientierung, sehr gute kommunikative Fähigkeiten, hohe Sozialkompetenz und Loyalität, sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

BEI UNS FINDEN SIE RAUM FÜR:

• Persönliche Wertschätzung: durch regelmäßige Feedbackgespräche sowie fachliche und persönliche Weiterbildungsmaßnahmen
• FlexWork: mit flexiblen, familienfreundlichen Arbeitszeiten und 50% mobilem Arbeiten
• Mobilität: durch die Bezuschussung des Deutschlandtickets oder die Möglichkeit zum Leasen eines Job-Rades
• Gesundheit im Alltag: durch internen Fahrrad-Verleih, medizinische Massagen, Sport-Kurse u.v.m.
• Teamgeist: spürbar bei Firmenevents, Teamtagen, Firmenläufen und an allen anderen Tagen
• Erholung: mit 30 Tagen Urlaub pro Jahr, wobei der 24. und 31. Dezember zusätzlich frei ist

Natürlich setzen wir uns für Chancengleichheit im Beruf ein und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Herkunft, Behinderung, Alter, Weltanschauung oder sexueller Identität.

IHRE ANSPRECHPERSON:

Jana Endler
Human Relations
+49 (30) 90166-2435

BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH | Human Relations | Keibelstraße 36 | 10178 Berlin