Assistent*in (m/w/d) für Büromanagement

Unser Institut wird im November 2025 durch einen wissen­schaft­lichen Beirat begutachtet. Zur Vor- und Nach­berei­tung als auch für die Durchführung der Begut­achtung übernehmen Sie als Assis­tent*in (m/w/d) folgende Aufgaben:

• Korrespondenz mit den Gutachter*innen, vornehmlich in englischer Sprache

• Terminkoordination, Planung der Agenda

• Zuarbeit zum Bericht (inklusive Zusammen­tragen von Daten, Erstellen von Listen)

• Vorbereitung der Unterlagen (inklusive Tagungs­mappe, Beschil­derung)

• Reisemanagement, Reisebuchungen und ‑abrechnungen

• Veranstaltungsmanagement (inklusive Catering, Buchen und Vorbereiten der Räume)

• Daneben fallen folgende Aufgaben an: klassische Sekre­tariats­aufgaben, inklusive Vor- und Nach­berei­tung von internen Verwaltungs­prozes­sen, Besprech­ungen und Veran­stal­tungen

• Vorbereitung von Ein­stel­lungs­prozessen

• Betreuung von neuen Mitarbeitenden, Gästen und Besucher*innen

• Reisemanagement (Planung, Organisation, Buchungen und Reise­kosten­ab­rech­nungen nach dem Bundes­reise­kosten­gesetz)

• Bearbeitung von Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache

• Büroorganisation inklusive Post­bear­bei­tung, Ablage und Archivierung

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ver­gleich­bare Qualifi­ka­tionen bzw. einschlägige Erfahrungen in der Büro­organi­sation, vor­zugs­weise in einer öffent­lichen Verwaltung

• Kommunikationsstark in Wort und Schrift in Deutsch und Englisch

• Sehr gute Kenntnisse mit den MS-Office-Programmen

• Selbstständigkeit, Verantwortungsbewusstsein, schnelle Auffas­sungs­gabe, Team­fähig­keit und Flexi­bi­lität

• Hohes Maß an Sozialkompetenz und Eigeninitiative

• Organisationstalent, freundlich und service­orientiert

• Kenntnisse im Bundesreisekosten­gesetz von Vorteil

Wir bieten eine verantwortungsvolle und abwechs­lungs­reiche Tätigkeit in einem multi­kul­tu­rell gepräg­ten Umfeld (Arbeits­sprache ist vorwiegend Englisch), mit engem Kontakt zu allen wissen­schaft­lichen und wissen­schafts­unter­stütz­enden Bereichen und flexiblen Arbeits­zeiten inklusive der Möglich­keit zum mobilen Arbeiten.

Wir bieten bei entsprechender Qualifikation eine Vergütung bis zur Entgelt­gruppe 8 nach TVöD Bund sowie verschie­dene Sozial­leis­tungen und zusätz­liche Alters­ver­sorgung durch die Ver­sorgungs­anstalt des Bundes und der Länder. Des Weiteren kann ein vergüns­tigtes Jobticket erworben werden.

Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechter­gerech­tig­keit und Vielfalt. Wir begrüßen Bewer­bungen jeden Hinter­grunds. Die Max-Planck-Gesellschaft ist ferner bemüht, mehr schwer­behin­derte Menschen zu beschäf­tigen. Bewerbungen Schwer­behin­derter sind aus­drück­lich erwünscht.