Accounting Assistant (m, f, d) Teilzeit

Accounting Assistant (m, f, d) Teilzeit

New York University Berlin ACCOUNTING ASSISTANT (m, f, d)

Die New York University (NYU) Berlin sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine:n Accounting Assistant in Teilzeit (50%) für das Academic Center in Prenzlauer Berg, Berlin. Ab dem 1. September 2025 besteht die Möglichkeit, die Stelle auf Vollzeit auszuweiten, sofern der:die erfolgreiche Kandidat:in dies wünscht.

Stellenbeschreibung

In einem dynamischen und vielseitigen Hochschulumfeld ist der:die Accounting Assistant ein wesentlicher Bestandteil des Finanzteams. Diese Position unterstützt die Buchhaltung sowie das tägliche Finanzmanagement der NYU Berlin. In enger Zusammenarbeit mit dem Finance Manager übernimmt der:die Accounting Assistant eine zentrale Rolle bei der Bearbeitung von Rechnungen, der Sicherstellung eines reibungslosen Zahlungsverkehrs und der Vorbereitung von Finanzberichten. Die Stelle ist auf zwei Jahre befristet.

Aufgabenbereiche

Unterstützung der Buchhaltung (70%)

• Bearbeitung eingehender Rechnungen, Zuweisung von Kostenstellen und Initiierung der Zahlungsvorgänge.
• Organisation der Ablage digitaler und physischer Belege.
• Unterstützung bei der Cashflow-Überwachung und -Prognose.
• Verwaltung und Dokumentation der Bargeldkasse.
• Weitere administrative Aufgaben nach Anweisung des Finance Managers und des Site Directors.

Berichterstattung (15%)

• Mitarbeit bei der Erstellung der Jahresmeldung für die Künstlersozialkasse, sowie der Umsatzsteuervoranmeldung. Dokumentation von Vorauszahlungen, Rückstellungen, und Gütererwerb für den Jahresabschluss.
• Unterstützung bei der Erstellung von Finanzberichten, Erfassung und Pflege statistischer Daten.
• Dokumentation der Ausgaben von Gastprogrammen sowie Veranlassung entsprechender Rückerstattungen.

Kommunikation (15%)

• Erstellung von Honorarangeboten für Gastdozierende in Zusammenarbeit in Absprache mit Kolleg:innen anderer Abteilungen.
• Bereitstellung von Informationen zu Zahlungsmodalitäten und Steuerverpflichtungen für externe Partner:innen.
• Unterstützung bei der Organisation und Durchführung von Finanzschulungen für Mitarbeiter:innen.

ANFORDERUNGEN

Erforderliche Qualifikationen

• Abgeschlossenes Bachelorstudium oder eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung.
• Erfahrung im Bereich Rechnungswesen, Buchhaltung oder Finanzverwaltung (durch Berufserfahrung, Praktika oder Weiterbildungsmaßnahmen).
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Hohe numerische und analytische Fähigkeiten mit ausgeprägtem Detailbewusstsein.
• Serviceorientierung und Fähigkeit, hochwertige Lösungen zu liefern.
• Fähigkeit zur Priorisierung und effizienten Bearbeitung mehrerer Aufgaben gleichzeitig.
• Eigenständige und teamorientierte Arbeitsweise.
• Sicherer Umgang mit Microsoft Windows, Google Suite und Microsoft Office.

Erforderliche Arbeitserlaubnis

• Gültige Arbeitserlaubnis für Deutschland bis zum Ende des Arbeitsvertrags.

Bevorzugte Qualifikationen

• Erfahrung im internationalen Umfeld durch Leben, Arbeiten oder Studieren im Ausland.
• Erfahrung im Umgang mit Finanz- und Projektmanagement-Software.

Bewerbungsprozess

Bitte senden Sie Ihre Bewerbung per E-Mail an lygia.wagner@nyu.edu. Ihre Unterlagen sollten ein Anschreiben enthalten, in dem Sie Ihre Gehaltsvorstellung für eine zunächst 50%-Stelle angeben, sowie Ihren Lebenslauf und ein Empfehlungsschreiben.

Über die New York University (NYU)

Die 1831 gegründete New York University ist eine der größten und renommiertesten Privatuniversitäten der USA. Neben ihrem Hauptsitz in New York betreibt die NYU internationale Studien- und Forschungsprogramme auf der ganzen Welt. Als diverse akademische Gemeinschaft engagiert sich die NYU für Inklusion, unterschiedliche Perspektiven und den interkulturellen Austausch.

About NYU Berlin

Das Berliner Studienprogramm der NYU bietet Studierenden die Möglichkeit, ein Semester in Berlin zu verbringen und Teil eines interkulturellen Austauschs zu werden. Das Programm ist vollständig in den Lehrplan der NYU integriert und richtet sich an Studierende der Sozial-, Kunst- und Geisteswissenschaften. Der Unterricht findet überwiegend in englischer Sprache statt und wird in den akademischen Einrichtungen in Prenzlauer Berg und Kreuzberg durchgeführt. Pro Jahr nehmen ca. 350 Studierende am Programm teil.

Die NYU setzt sich dafür ein, eine Campus-Gemeinschaft zu schaffen, die die Werte von Inklusion, Vielfalt, Zugehörigkeit und Gerechtigkeit widerspiegelt und aktiv fördert – zentrale Prinzipien akademischer Exzellenz. Die NYU Berlin ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit, Vielfalt und soziale Integration engagiert unterstützt. Wir ermutigen alle qualifizierten Personen zur Bewerbung, insbesondere Angehörige unterrepräsentierter Gruppen – unabhängig von Religion, Hautfarbe, Weltanschauung, ethnischer Herkunft, nationaler Zugehörigkeit, körperlichen Fähigkeiten, Geschlecht oder sexueller Identität. Die NYU Berlin schätzt unterschiedliche Perspektiven, da wir bestrebt sind, eine Universität mit größtmöglicher Reichweite und Wirkung aufzubauen.

Bitte konsultieren Sie die Datenschutzrichtlinien der NYU gemäß der Allgemeinen Datenschutzverordnung (GDPR) unter: www.nyu.edu/it/gdpr/prospective-employee.