8 Sekretär Jobs in Berlin und Brandenburg

Sekretär*in (m/w/d)
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Berlin

Gesucht wird zur Verstärkung unserer Teams im Fachbereich „Thermografische Verfahren“ in Berlin-Adlershof zum nächstmöglichen Zeitpunkt ein*eSekretär*in (m/w/d) Entgeltgruppe 5 TVöD befristet für 24 Monate Vollzeit/teilzeitgeeignet Die Bundesanstalt für Materialforschung und -prüfung (BAM) ist eine wissenschaftlich-technische Bundesoberbehörde mit Sitz in Berlin. Als Ressortforschungseinrichtung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz forschen, prüfen und beraten wir zum Schutz von Menschen, Umwelt und Sachgütern. Im Fokus unserer Tätigkeiten in der Materialwissenschaft, der Werkstofftechnik und der Chemie steht dabei die technische Sicherheit von Produkten und Prozessen. Werden Sie Teil unseres Teams von engagierten Mitarbeitenden! Ihre Aufgaben: Allgemeine Sekretariatsaufgaben zur Unterstützung der Leitung und der ca. 30 Mitarbeiter*innen des Fachbereichs, u. a. Fachinformationsbeschaffung, Dienstreiseplanung, Bearbeitung des Postein- und -ausgangs, Terminverwaltung, Materialbeschaffung, Bearbeitung/Überwachung der Zeiterfassung, Protokollführung, etc. Eigenständige Nutzung elektronischer Tools (z.B. E-Akte, Parfis, Imsware) und weiterer fachlichen Anwendungen Erstellung von interner und externer Korrespondenz in Deutsch und Englisch Annahme und Beantwortung bzw. gezielte Weitervermittlung von externen schriftlichen und telefonischen Anfragen (Firmen, Universitäten, andere Forschungseinrichtungen etc.) Vor- und Nachbereitung sowie Organisation von Workshops, Seminaren und Tagungen auf nationaler und internationaler Ebene Gestaltung und Korrektur von wissenschaftlichen Berichten, Prüfberichten und Gutachten Pflege von Datenbanken Mitwirkung bei der verwaltungstechnischen Einarbeitung und Betreuung neuer Mitarbeiter*innen und Gastwissenschaftler*innen sowie in- und ausländischer Gäste und Besucher*innen Ausbildung von Auszubildenden und Praktikant*innen Ihre Qualifikationen: Eine mit mindestens befriedigend abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Fachangestellte*r für Bürokommunikation oder vergleichbar Sicherer Umgang mit Microsoft Office-Programmen (Word, Excel, Power-Point, OneNote) sowie Onlinekommunikationstools (Webex, MS Teams) Sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in Deutsch Gute Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift Erfahrung in der Vor-Ort-Ausbildung ist wünschenswert Sehr gutes Zeit- und Prioritätenmanagement sowie hohes Organisationsvermögen Sicheres, kompetentes und kundenorientiertes Auftreten Gutes Kommunikations- und Informationsverhalten, Initiative/Einsatzbereitschaft, Teamfähigkeit und Kooperationsbereitschaft, Flexibilität, Belastbarkeit sowie Zuverlässigkeit Unsere Leistungen: Gute Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben - Work-Life-Balance - (Möglichkeit des mobilen Arbeitens [bis zu 60%], flexible Arbeitszeitgestaltung, 30 Tage Urlaub sowie Inanspruchnahme von bis zu 12 Zeitausgleichstagen im Jahr sowie Teilzeitmöglichkeiten) Weiterentwicklung Ihrer persönlichen Stärken in Verbindung mit einem sozial ausgeglichenen Arbeitsumfeld sowie einem umfangreichen Weiterbildungsangebot Möglichkeiten der internen, fachübergreifenden Vernetzung sowie Teilnahme an Teamevents Ein wertschätzendes Arbeitsumfeld mit offener Willkommenskultur, einem zertifiziert familienfreundlichen Arbeitsklima, regelmäßigen Feedbackgesprächen und kompetenten Ansprechpersonen, Nachhaltigkeit [u. a. Zuschuss zum Job-Ticket] Ihre Bewerbung: Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung über unser Bewerbungsmanagementsystem bis zum 07.07.2024. Alternativ können Sie Ihre Bewerbung zur Kennziffer 96/24-8.3 auch per Post an folgende Anschrift senden: Bundesanstalt für Materialforschung und -prüfung Referat Z.3 – Personal Unter den Eichen 87 12205 Berlin www.bam.de Fachliche Fragen zu dieser Position beantwortet Ihnen gerne Herr Dr. Ziegler unter der Telefonnummer +49 30 8104-1830 bzw. per E-Mail unter Mathias.Ziegler@bam.de. Die BAM fördert die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern. Bewerbungen von Frauen begrüßen wir daher besonders. Gleichzeitig sind wir bestrebt, die gesellschaftliche Vielfalt widerzuspiegeln. Daher ist jede Bewerbung, unabhängig von ihrem Geschlecht, ihrer kulturellen oder sozialen Herkunft, Religion, Weltanschauung oder sexuellen Identität herzlich willkommen. Darüber hinaus hat die BAM sich die berufliche Teilhabe von schwerbehinderten Menschen zum Ziel gesetzt. Hinsichtlich der Erfüllung der Ausschreibungsvoraussetzungen erfolgt eine individuelle Betrachtung. Schwerbehinderte oder ihnen gleichgestellte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Die ausgeschriebene Stelle setzt ein geringes Maß an körperlicher Eignung voraus. Die BAM ist seit 2015 als familien- und lebensphasenbewusste Arbeitgeberin durch das „audit berufundfamilie“ zertifiziert und unterstützt aktiv die Vereinbarkeit von Beruf und Familie. Veröffentlichungsdatum: 2017-11-22

Team-Sekretär*in / Assistent*in / Office-Manager*in – Medizinische Forschung (m/w/d)
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Berlin

Ort: BerlinTeam-Sekretär*in / Assistent*in / Office-Manager*in – Medizinische Forschung Die Fraunhofer-Gesellschaft (www.fraunhofer.de) betreibt in Deutschland derzeit 76 Institute und Forschungseinrichtungen und ist die weltweit führende Organisation für anwendungsorientierte Forschung. Rund 30 800 Mitarbeitende erarbeiten das jährliche Forschungsvolumen von 3,0 Milliarden Euro. Das Fraunhofer-Institut für Translationale Medizin und Pharmakologie ITMP-IA am Standort Berlin-Steglitz forscht in der Entwicklung von besseren Lösungen für Patient*innen mit Allergien und anderen Mastzell-vermittelten Erkrankungen. Sekretariat und Organisation sind Ihre Themen? Wir bei Fraunhofer bieten Ihnen ab sofort eine spannende Tätigkeit als Team-Sekretär*in / Assistent*in / Office-Manager*in an. Die Stelle ist am neuen Fraunhofer-Institut, das in Kooperation mit der Charité am Standort Berlin-Steglitz entsteht, zu besetzen.Was Sie bei uns tun Proaktive, inhaltliche und administrative Entlastung der Gruppenleitung und des Teams einschließlich Führen und Dokumentieren der Korrespondenz nach innen und außen Klassische, allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben einschließlich Fertigung von Briefen und Schriftsätzen nach Vorlage in deutscher und englischer Sprache Travel Management inklusive Abrechnung der Spesen, Auslagen und Kreditkarten Inhaltliche Vor- und Nachbereitung von Meetings, Video- und Telefonkonferenzen, Tagungen, Events, Sitzungen einschließlich Protokollführung sowie Ansprechpartner*in für externe Gäste/Geschäftspartner*innen Veranstaltungsorganisation inklusive Rechnungsbearbeitung Was Sie mitbringen Qualifikation zum/zur Sekretär*in oder eine vergleichbare kaufmännische Ausbildung Berufserfahrung in einem medizinischen Sekretariat mit guten Kenntnissen der medizinischen Terminologie MS Office-Routine, vor allem in PowerPoint und SAP Sehr gutes Englisch in Wort und Schrift Eine hohe Dienstleistungsorientierung und ein freundlicher, sicherer Umgang mit sämtlichen Patient*innen, Mitarbeitenden aller Berufsgruppen und Gästen Eigenständiges Arbeiten, aber auch Teamfähigkeit und ein hohes Maß an Empathie Bereitschaft zu flexiblen Arbeitseinsätzen Sie verfügen über Organisationstalent, sind offen für Neues und verlieren auch in heißen Phasen nicht die Übersicht. Was Sie erwarten können Eigenständiges, verantwortliches und flexibles Arbeiten, fortlaufende Weiterbildungen und Schulungen Eine kollegiale Arbeitsatmosphäre und Freiraum zur Umsetzung eigener Ideen Exzellente fachliche und persönliche Weiterentwicklung durch eine Vielzahl von internen Weiterbildungsprogrammen Flexible Arbeitszeiten auf Vertrauensbasis, Homeoffice nach Absprache möglich sowie unterschiedliche Unterstützungsangebote zur Vereinbarkeit von Privatleben, Familie und Beruf Hervorragende Aussichten auf attraktive Karrierechancen Jobticket zu günstigen Konditionen In unserem Institut ist Diversity ein wichtiges strategisches Ziel: Wir setzen uns aktiv für Chancengleichheit und Vielfalt ein, beginnend mit einem Diversity-Training für alle Mitarbeitenden. Wir wertschätzen und fördern die Vielfalt der Kompetenzen unserer Mitarbeitenden und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Alter, Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung sowie sexueller Orientierung und Identität. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt. Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 39 Stunden. Die Stelle ist bis 31.12.2025 befristet und kann auch in Teilzeit besetzt werden. Anstellung, Vergütung und Sozialleistungen richten sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD). Mit ihrer Fokussierung auf zukunftsrelevante Schlüsseltechnologien sowie auf die Verwertung der Ergebnisse in Wirtschaft und Industrie spielt die Fraunhofer-Gesellschaft eine zentrale Rolle im Innovationsprozess. Als Wegweiser und Impulsgeber für innovative Entwicklungen und wissenschaftliche Exzellenz wirkt sie mit an der Gestaltung unserer Gesellschaft und unserer Zukunft. Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann bewerben Sie sich jetzt online mit Ihren aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen. Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen! Fraunhofer-Institut für Translationale Medizin und Pharmakologie ITMP www.itmp.fraunhofer.de Kennziffer: 74257

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Sachbearbeitung (m/w/d) Auftragserfassung
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Berlin

Herzlich willkommen im Labor 28! Seit mehr als 40 Jahren führen wir für Ärzte, Zahnärzte, Krankenhäuser, arbeitsmedizinische Einrichtungen und Institute qualitativ hochwertige Laboruntersuchungen in den Fachgebieten der Laboratoriumsmedizin, Mikrobiologie, Virologie, Infektionsserologie, Hygiene, Transfusionsmedizin sowie Molekulargenetik durch. Rund 340 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus über 20 verschiedenen Berufen arbeiten hier gemeinsam, um Patientinnen und Patienten im Großraum Berlin eine optimale medizinische Versorgung zu ermöglichen. Die damit einhergehende große Verantwortung tragen wir gerne. Unterstützen Sie uns dabei, diesem Anspruch gerecht zu werden! Verstärken Sie unser Team alsSachbearbeitung (m/w/d) AuftragserfassungIhr Verantwortungsbereich: Erfassung von Laboraufträgen inkl. aller Stammdaten, Abrechnungsarten und Methoden Kontrolle der manuellen und elektronischen Datenerfassung Telefonische Klärung nicht eindeutiger Anforderungen mit Einsendern und/oder Laborärzten Erfassung und Kontrolle der Fremdversandbefunde Archivierung von Laboraufträgen und allgemeine Bürotätigkeiten Ihr Profil: Erfolgreich abgeschlossener Ausbildung als Medizinische Schreibkraft (m/w/d), Bürokraft (m/w/d) und/oder Freude an der Dateneingabe (gern Quereinsteiger mit passender Erfahrung) anwendungsbereiten EDV-Kenntnisse, Zehn-Finger-System von Vorteil einer schnellen Auffassungsgabe, Einsatzfreude und Teamfähigkeit sorgfältiger Arbeitsweise Bereitschaft zur Arbeit im Schichtdienst (keine Nachtschichten), auch an Wochenenden und Feiertagen sowie ein hohes Maß an Flexibilität Unsere Benefits: sicherer Arbeitsplatz mit unbefristetem Vertrag in einem der modernsten Labore Deutschlands intensive Einarbeitung und Kolleginnen und Kollegen, die Ihnen mit Rat und Tat zur Seite stehen Feedbackkultur und wertschätzenden Umgang strukturierte Fort- und Weiterbildungen 29 Tage Urlaub, Weihnachten und Silvester sind zusätzlich frei Urlaubsgeld und vermögenswirksame Leistungen Betriebliche Altersvorsorge finanzieller Zuschuss zum BVG-Firmenticket JobRad und Fitness-Zuschuss (EGYM Wellpass) Mitarbeiterevents (z.B. Sommerfest und Nikolausfrühstück) Mitarbeiterempfehlungsprogramm Mitarbeiterrabatte beim Shopping Stimmt die Chemie? Dann fehlt nur noch eines: Ihre Bewerbung! Senden Sie bitte Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf und (Arbeits-)Zeugnisse) und geben Sie dabei auch den frühestmöglichen Eintrittstermin und Ihre Gehaltsvorstellung an. Wir freuen uns auf Sie! MVZ Labor 28 GmbH Personalwesen Mecklenburgische Str. 28 14197 Berlin

Chefsekretärin / Chefsekretär (d/w/m) Muskuloskeletale Chirurgie
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Berlin

DIE CHARITÉ – UNIVERSITÄTSMEDIZIN BERLIN Die Charité – Universitätsmedizin Berlin ist eine gemeinsame Einrichtung der Freien Universität Berlin und der Humboldt-Universität zu Berlin. Sie hat als eines der größten Universitätsklinika Europas mit bedeutender Geschichte eine führende Rolle in Forschung, Lehre und Krankenversorgung inne. Aber auch als modernes Unternehmen mit Zertifizierungen im medizinischen, klinischen und im Management-Bereich tritt die Charité hervor.Chefsekretärin / Chefsekretär (d/w/m)Muskuloskeletale Chirurgie Campus Virchow-Klinikum, Wedding Kennziffer: 3242 | Beginn: 01.08.2024 | Arbeitszeit: Vollzeit (39 Wochenstunden) | Dauer der Anstellung: UnbefristetArbeiten an der Charité Das Centrum für Muskuloskeletale Chirurgie der Charité – Universitätsmedizin Berlin ist eines der größten unfallchirurgisch-orthopädischen Centren Deutschlands. Für den Standort Campus Virchow-Klinikum sucht das Centrum zum 01.08.2024 Unterstützung für das Sekretariat des Klinikdirektors.Die Stelle im Überblick Als Chefsekretärin bzw. Chefsekretär stehen Sie in engem Austausch mit der Klinikleitung, den Ärztinnen und Ärzten sowie dem Klinikmanagement und unterstützen in allen organisatorischen Angelegenheiten, sorgen für reibungslose Abläufe und optimieren unsere Prozesse. Als Teil unseres motivierten Teams übernehmen Sie die Organisation des Sekretariats der Klinikdirektion sowie die Korrespondenz der Klinikdirektion in deutscher und englischer Sprache Planung, Koordination und Administration von Dienstreisen Erstellung von Präsentationen, Auswertungen und Entscheidungsvorlagen Bearbeitung von Verwaltungs-, Organisations- und Sekretariatsaufgaben Termin- und Veranstaltungsorganisation, inklusive inhaltlicher und organisatorischer Vor- und Nachbereitung von Besprechungen sowie den Empfang und die Betreuung von Gästen Prüfung und Freigabe von Rechnungen Verwaltung und Abwicklung der Privatabrechnung Unterstützung des Personalmanagements bei administrativen Aufgaben Bearbeitung und etwaiger Weiterleitung der Post Danach suchen wir Ihre Ausbildung als Bürokauffrau bzw. Bürokaufmann oder Kauffrau bzw. Kaufmann im Gesundheitswesen haben Sie abgeschlossen – alternativ bringen Sie eine vergleichbare Qualifikation mit Als Sekretärin bzw. Sekretär, Teamassistenz oder Assistenz der Geschäftsführung haben Sie bereits einige Jahre Berufserfahrung sammeln können Die deutsche und englische Sprache beherrschen sie fließend und sind ebenfalls sicher im Umgang mit Microsoft Office Idealerweise verfügen Sie über Kenntnisse der Strukturen im Hochschulbereich und der medizinischen Terminologien Sie überzeugen uns mit Ihren sehr guten Umgangformen, Ihrem freundlichen Auftreten und einem hohen Bewusstsein für Verantwortung, Diskretion und Loyalität Außerdem freuen wir uns auf Ihre selbstständige, präzise und analytische Arbeitsweise, Ihr Organisationsvermögen und starkes Zeitmanagement Zuverlässigkeit, Lern- und Leistungsbereitschaft und Flexibilität runden Ihr Profil ab Das bringt die Charité mit Eine hochprofessionelle Zusammenarbeit in einem motivierten und interdisziplinären Team Eine zukunftsorientierte, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit mit hoher Eigenverantwortung und persönlichem Handlungsspielraum Interkulturelle Teamveranstaltungen, gut strukturiertes Onboarding mit netten Kolleginnen und Kollegen Umfangreiche kostenfreie Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten Vergünstigungen bei vielen Angeboten für Beschäftigte für die Bereiche Shopping, Reisen, Sport Durch unsere betriebliche Altersvorsorge sind unsere Mitarbeitenden im Alter zusätzlich abgesichert Die Charité ist seit 2007 zertifiziert als familiengerechte Hochschule und familiengerechtes Unternehmen Informationen zur Stelle Entgeltgruppe E7 TVöD VKA-K. Die Eingruppierung erfolgt unter Berücksichtigung der Qualifikation, die jeweilige Erfahrungsstufe errechnet sich aus den geleisteten Berufsjahren. Das Jahresgehalt (brutto) ist für eine Vollzeitstelle ohne Jahressonderzahlung Bei Fragen wenden Sie sich bitte an: Karen Scholz E-Mail: karen.scholz@charite.de Tel.: 030 450 552012 Über unsere Online-Bewerbung können Sie sich bis zum 06.07.202 schnell und unkompliziert bewerben. Charité – Universitätsmedizin Berlin Erfahren Sie mehr über die Charité – Universitätsmedizin Berlin als Ihren Arbeitgeber: jobs.charite.de DIE CHARITÉ – UNIVERSITÄTSMEDIZIN BERLIN trifft ihre Personalentscheidungen nach Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung. Gleichzeitig wird eine Erhöhung des Anteils von Frauen in Führungspositionen angestrebt und dies bei gleichwertiger Qualifikation im Rahmen der rechtlichen Möglichkeiten berücksichtigt. Ebenso ausdrücklich erwünscht sind Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund. Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt. Ein erweitertes Führungszeugnis ist vorzulegen. Eventuell anfallende Reisekosten können nicht erstattet werden. DATENSCHUTZHINWEIS: Mit Ihrer Bewerbung stimmen Sie unseren Datenschutz und Nutzungsbestimmungen für Bewerbungsverfahren, die Sie hier finden, zu.