Teamassistenz Office Management (m/w/d)

• Um unser vielfältiges Aufgabenfeld mal mit Schlagworten zu umreißen: Administration, Büroorganisation, Reise- & Eventmanagement, Unterstützung anderer Abteilungen, wie Buchhaltung, Marketing oder HR.

• Wir stehen als Team in der Administration fest zusammen und unterstützen uns gegenseitig mit den vielen täglichen Kleinigkeiten, die wir erledigen. Innerhalb dessen kannst du deine anfallenden Aufgaben aber eigenständig organisieren.

• Als Office Manager in unserem Team bist du zeitgleich auch das Herz und die gute Seele am Standort in Berlin. Dabei verantwortest du alleinig die allgemeine Büroorganisation und administrative Aufgaben vor Ort in Berlin.

• Wir sind die freundliche Person am Telefon und am Empfang, die nicht nur unsere Kunden und Gästen herzlich begrüßt, sondern auch Ansprechpartner/in für alle Kollegen vor Ort ist.

• Wir Office Manager planen, koordinieren und buchen Reisen für unsere Kollegen aus diversen Abteilungen. Dabei halten wir Kosten, Zeitaufwand und Praktikabilität im Blick und stimmen uns mit den betreffenden Kollegen ab.

• Du sorgst mit uns in der Administration dafür, dass die Versorgung am Standort gewährleistet ist – ob mit Getränken, Kaffee und Obst oder Büromaterialien etc.

• Bei Geschäftsterminen, Workshops, Meetings und Schulungen helfen wir tatkräftig bei der Vor- und Nachbereitung.

• Wir unterstützen in der Buchhaltung, u.a. bei der Überprüfung von Rechnungs- und Zahlungseingängen

• Wir Office Manager übernehmen die Bearbeitung der Eingangs- und Ausgangspost sowie des täglichen Schriftverkehres

• Wenn Events geplant werden, ist unser Team von Anfang bis Ende im Eventmanagement involviert und mischt in jedem Prozessschritt tatkräftig mit.

Must-Have-Skills

• Wir haben immer 1001 Dinge zu erledigen. Daher ist Organisationstalent und Selbstorganisation unerlässlich, wenn du bei uns als Office Manager in deiner Aufgabe vollkommen aufgehen möchtest.

• Du bist Teamplayer und zuverlässige Absprachen sind für dich selbstverständlich.

• Du bist absolut affin rund um die Themen Internet und PC. Das umfasst vor allem Microsoft Office Programme, vor allem Outlook, Word, Excel und Power Point.

• Wir sprechen den ganzen Tag mit Kunden, Partnern, Vorgesetzten, Kollegen, Postboten etc. Darum ist es uns wichtig, dass auch du als kommunikativer Mensch authentisch freundlich auftrittst und offen mit Fragen und Informationen auf andere zugehst.

Nice-to-Have-Skills

• Eine kaufmännische Ausbildung oder vergleichbares hast du erfolgreich abgeschlossen.

• Mehrjährige Berufserfahrung in einer ähnlichen Schlüsselrolle, ob als Office Manager, Büroassistenz oder kaufmännischer Mitarbeiter.

• Wir haben wenig Einfluss darauf wer bei uns anruft und haben auch englischsprachige Kunden und Kollegen. Daher solltest du dich auch in der englischen Kommunikation sicher fühlen.

• Kurze Entscheidungswege, flache Hierarchien, eine gelebte Open-Door-Policy in einem familienfreundlichen Unternehmen.

• Große Agentur mit vielen Austauschmöglichkeiten und interessanten KollegInnen.

• Individuelles Onboarding für deinen schnellen Start in unseren Workflow.

• Vielfältige Möglichkeiten zur Mitgestaltung, Flexibilität und Innovationsförderung.

• Kostenfreie Getränke, regelmäßige Events, Essen-Zuschüsse, Gesundheitsförderung, sowie zahlreiche weitere Benefits.