Teamassistenz / Fremdsprachensekretär*in der Vizepräsidentin (m/w/d)

Teamassistenz / Fremdsprachensekretär*in der Vizepräsidentin (m/w/d)

Präsidium - 4. Vizepräsident*in (VP4)
Zentrale Services

Teamassistenz / Fremdsprachensekretär*in der Vizepräsidentin (m/w/d) der Freien Universität Berlin

Vollzeitbeschäftigung
unbefristet
Entgeltgruppe 9a TV-L FU
Kennung: VP42-2023

Wir suchen Sie!
Mit Ihrem Organisationsgeschick und Ihrer Kommunikationsfähigkeit unterstützen Sie die Vizepräsidentin der Freien Universität Berlin in allen administrativen und organisatorischen Angelegenheiten. Die Vizepräsidentin ist Mitglied des Präsidiums, das unter Vorsitz des Präsidenten die Freie Universität Berlin leitet. Zu den Zuständigkeiten der Vizepräsidentin zählen unter anderem Forschung und Nachwuchsförderung.

Wir bieten Ihnen ein lebendiges und internationales Arbeitsumfeld auf dem wunderschönen, grünen Campus im Südwesten Berlins. Die Freie Universität Berlin gehört zu den mehrfach ausgezeichneten Exzellenzuniversitäten in Deutschland. Mit ihrer Forschungsstärke ist sie national und international vielfältig vernetzt und eine gefragte Kooperationspartnerin.

Die Vereinbarkeit von Familie und Beruf, Weiterbildung und Gesundheit sind uns wichtig. Zusätzlich bieten wir Ihnen viele weitere Vorteile, wie Arbeitsplatzsicherheit, eine Zusatzversorgung (VBL), ein Jobticket, eine reduzierte Jahreskarte für den Botanischen Garten und das Botanische Museum, ein vielfältiges Programm im Hochschulsport, die Möglichkeit der Teilnahme an internationalen Austauschprogrammen und 30 Urlaubstage pro Jahr.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung. Ergänzen Sie unser Team auf einer unbefristeten Position!

Das erwartet Sie bei uns:

Zu den Aufgaben gehört die Unterstützung der Vizepräsidentin in allen administrativen und organisatorischen Angelegenheiten, insbesondere:

• Schriftliche und telefonische Kommunikation in deutscher, englischer und einer weiteren romanischen Sprache, Anfertigung einfacher Übersetzungen
• Bearbeitung der eingehenden E-Mails und Post
• Terminmanagement
• Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Sitzungsunterlagen sowie das Erstellen von Präsentationen, Protokollen und Zusammenfassungen
• Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Dienstreisen
• Durchführen von themenbezogenen Recherchen und Datenauswertungen
• Veranstaltungsmanagement
• Personalangelegenheiten (u. a. Urlaubs- und Krankmeldungen)

Das bringen Sie mit:

Abgeschlossene Ausbildung als Fremdsprachensekretär*in oder abgeschlossene Ausbildung in einem anderen Verwaltungsberuf bzw. vergleichbare Kenntnisse und Fähigkeiten.

(Berufs-)Erfahrung:

Drei Jahre Berufserfahrung, davon zwei Jahre in einer vergleichbaren Position.

Das wünschen wir uns von Ihnen:

• Erfahrung im Büromanagement
• gute Kenntnisse universitärer Strukturen oder Verwaltungsprozesse im öffentlichen Dienst
• Strukturierte, sorgfältige Arbeitsweise
• sehr gutes Ausdrucksvermögen
• Freundliches, souveränes und serviceorientiertes Auftreten
• hohe Verantwortungs- und Einsatzbereitschaft, Zuverlässigkeit und Belastbarkeit
• Teamfähigkeit
• sehr gute Deutschkenntnisse (C2) sowie gute Kenntnisse der englischen und einer romanischen Sprache in Wort und Schrift
• Fundierte Kenntnisse und Freude am Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint), Adobe-Anwendungen und anderen Web- und Konferenzdiensten (z. B. Webex)

Das bieten wir Ihnen:

• Bezahlung nach TV-L FU inkl. Jahressonderzahlung
• Gleitende Arbeitszeit mit Home-Office Anteilen
• Die Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch flexible Arbeitszeitgestaltung im Rahmen der Gleitzeit
• 30 Tage Urlaub bei einer 5-Tage-Woche
• Zusätzliche arbeitsfreie Tage am 24.12. und 31.12.
• Umfassende Einarbeitung und vielseitiges Fort- und Weiterbildungsangebot
• Möglichkeiten zur Teilnahme am Hochschulsport und Gesundheitsförderprogramm
• Vergünstigtes Job-Ticket für den öffentlichen Nahverkehr
• Reduzierte Jahreskarte für den Botanischen Garten und das Botanische Museum
• Mitarbeiter*innen-Preis in den Mensen

Weitere Informationen erteilt Herr Dr. Kai Hablizel (k.hablizel@fu-berlin.de / 030-83873141).

Bewerbungen sind mit aussagekräftigen Unterlagen unter Angabe der Kennung bis zum 25.09.2023 im Format PDF (vorzugsweise als ein Dokument) elektronisch per E-Mail zu richten an Herrn Tomaz Cebasek: ps-personal@zuv.fu-berlin.de oder per Post an die

Freie Universität Berlin
Präsidium
4. Vizepräsident*in (VP4)
Zentrale Services
Herrn Tomaz Cebasek
Kaiserswerther Str. 16-18
14195 Berlin (Dahlem)

Mit der Abgabe einer Onlinebewerbung geben Sie als Bewerber*in Ihr Einverständnis, dass Ihre Daten elektronisch verarbeitet und gespeichert werden. Wir weisen darauf hin, dass bei ungeschützter Übersendung Ihrer Bewerbung auf elektronischem Wege von Seiten der Freien Universität Berlin keine Gewähr für die Sicherheit übermittelter persönlicher Daten übernommen werden kann.

Schwerbehinderte werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt. Die Freie Universität Berlin fordert Frauen sowie Personen mit Migrationsgeschichte ausdrücklich zur Bewerbung auf. Vorstellungskosten können von der Freien Universität Berlin leider nicht übernommen werden. Bewerbungsunterlagen werden nicht zurückgesandt. Bitte reichen Sie Ihre Unterlagen nur in Kopie ein.

Schwerbehinderte werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt. Die Freie Universität Berlin fordert Frauen sowie Personen mit Migrationsgeschichte ausdrücklich zur Bewerbung auf. Vorstellungskosten können von der Freien Universität Berlin leider nicht übernommen werden. Bewerbungsunterlagen werden nicht zurückgesandt. Bitte reichen Sie Ihre Unterlagen nur in Kopie ein.