Sekretär*in / Assistent*in / Office-Manager*in – Forschungsinstitut

Ort: Berlin

Sekretär*in / Assistent*in / Office-Manager*in – Forschungsinstitut

Die Fraunhofer-Gesellschaft (www.fraunhofer.de) betreibt in Deutschland derzeit 76 Institute und Forschungseinrichtungen und ist die weltweit führende Organisation für anwendungsorientierte Forschung. Rund 30 800 Mitarbeitende erarbeiten das jährliche Forschungsvolumen von 3,0 Milliarden Euro.

Das Fraunhofer-Institut für Translationale Medizin und Pharmakologie ITMP, mit der Abteilung »Immunologie und Allergologie IA« am Standort Berlin/Steglitz, forscht an der Entwicklung von besseren Lösungen für Patient*innen mit Allergien und anderen mastzellvermittelten Erkrankungen.

Sekretariat und Organisation sind Ihre Themen?
Wir bei Fraunhofer bieten Ihnen ab sofort eine spannende Tätigkeit als Sekretär*in / Assistent*in / Office-Manager*in an. Die Stelle ist an der neuen Fraunhofer-Außenstelle, welche in Kooperation mit der Charité am Standort Berlin/Steglitz entsteht, zu besetzen.

Was Sie bei uns tun

• Proaktiv sorgen Sie für die inhaltliche und administrative Entlastung des Chefarzt-Büros, wobei Sie die interne und externe Korrespondenz bearbeiten und dokumentieren.
• Des Weiteren übernehmen Sie klassische, allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben – in deutscher und englischer Sprache – einschließlich der Fertigung von Briefen und Schriftsätzen nach Diktat und Vorlagen.
• Die inhaltliche Vor- und Nachbereitung von Meetings, Video- und Telefonkonferenzen, Tagungen, Events und Sitzungen sowie die Protokollführung gehören ebenso zu Ihren Tätigkeiten.
• Darüber hinaus sind Sie Ansprechpartner*in für externe Gäste und Geschäftspartner*innen.
• Sie organisieren unterschiedliche Veranstaltungen (inklusive Rechnungsbearbeitung).

Was Sie mitbringen

• Ausbildung zum/zur Kaufmann*frau für Büromanagement oder eine vergleichbare kaufmännische Ausbildung und/oder Berufserfahrung, gerne in einem medizinischen Sekretariat
• Bestenfalls gute Kenntnisse der medizinischen Terminologie
• Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit IT (insbesondere MS Office, PowerPoint, SAP)
• Sehr gutes Englisch in Wort und Schrift
• Hohe Dienstleistungsorientierung und freundlicher, sicherer Umgang mit sämtlichen Patient*innen und Mitarbeitenden aller Berufsgruppen sowie Gästen
• Eigenständiges Arbeiten, Teamorientierung und ausgeprägte Empathie
• Bereitschaft zu zeitlich flexiblem Arbeiten
• Sie verfügen über Organisationstalent, sind offen für Neues und verlieren auch bei hohem Arbeitspensum nicht die Übersicht.

Was Sie erwarten können

• Eine kollegiale Arbeitsatmosphäre und Freiraum zur Umsetzung eigener Ideen
• Eigenständiges und verantwortliches Arbeiten
• Exzellente fachliche und persönliche Weiterentwicklung durch eine Vielzahl interner Weiterbildungsprogramme
• Flexible Arbeitszeiten auf Vertrauensbasis, Homeoffice sowie unterschiedliche Unterstützungsangebote zur Vereinbarkeit von Privatleben, Familie und Beruf
• In unserem Institut ist Diversity ein wichtiges strategisches Ziel: Wir setzen uns aktiv für Chancengleichheit und Vielfalt ein, beginnend mit einem Diversity-Training für alle Mitarbeitenden.

Wir wertschätzen und fördern die Vielfalt der Kompetenzen unserer Mitarbeitenden und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Alter, Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung sowie sexueller Orientierung und Identität. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.

Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 39 Stunden. Die Stelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet und kann auch in Teilzeit besetzt werden. Anstellung, Vergütung und Sozialleistungen richten sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD).

Mit ihrer Fokussierung auf zukunftsrelevante Schlüsseltechnologien sowie auf die Verwertung der Ergebnisse in Wirtschaft und Industrie spielt die Fraunhofer-Gesellschaft eine zentrale Rolle im Innovationsprozess. Als Wegweiser und Impulsgeber für innovative Entwicklungen und wissenschaftliche Exzellenz wirkt sie mit an der Gestaltung unserer Gesellschaft und unserer Zukunft.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann bewerben Sie sich jetzt online mit Ihren aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen. Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen!

Fraunhofer-Institut für Translationale Medizin und Pharmakologie ITMP
www.itmp.fraunhofer.de

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