Sachbearbeitung (m/w/d) Reisekosten

Das Max-Planck-Institut für Wissenschaftsgeschichte (MPIWG) ist ein international anerkanntes Forschungsinstitut der Max-Planck-Gesellschaft (MPG) mit drei wissenschaftlichen Abteilungen, mehreren Forschungsgruppen und einer Doktorand*innenschule. Derzeit arbeiten hier circa 350 feste Mitarbeiter*innen und zahlreiche Gäste aus aller Welt.

Die Institutsverwaltung unter der Leitung von Katja Henning-Hofmann sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine

Sachbearbeitung (m/w/d) Reisekosten – Vollzeit, befristet für zwei Jahre, Entgeltgruppe 9a nach TVöD Bund –

Die Institutsverwaltung unterstützt die wissenschaftliche Arbeit am Institut grundlegend und mit einer starken Serviceorientierung. Als Sachbearbeitung Reisekosten sind Sie Teil des Sachgebiets Personal mit aktuell fünf Mitarbeitenden und einer Sachgebietsleitung. Der wissenschaftliche Betrieb unseres geisteswissenschaftlich orientierten Instituts lebt von einem intensiven Austausch mit Wissenschaftler*innen aus aller Welt und umfasst daher auch ein umfangreiches Reisegeschehen von Mitarbeitenden, Stipendiat*innen und Konferenzgästen.

Ihre Aufgaben umfassen:

• Bearbeitung der Reiseanträge von Mitarbeitenden, Stipendiat*innen und Gästen für Inlands- und Auslandsreisen, insbesondere
  • Prüfung aller Reiseplanungen und -anträge im Rahmen des Arbeitnehmer-Entsendegesetzes
  • Beratung und Information der Reisenden auch über Verhaltensregeln im jeweiligen Ausland während ihres Aufenthalts
  • Beantragung der jeweiligen Krankenversicherungsbescheinigungen
  • Rechtzeitige Einbeziehung des Auslandsentsendungsreferats der MPG in allen kritischen Fällen und Fällen von Drittstaatler*innen
• Bearbeitung der Abrechnungsanträge von Mitarbeitenden für Inlands- und Auslandsreisen, insbesondere die Prüfung der formalen, sachlichen und rechnerischen Richtigkeit der Belege
• Selbstständige und laufende Überarbeitung und Anpassung der Reiseantrags- und Abrechnungsformulare auf Deutsch und Englisch, selbstständige fachgerechte Anpassung der Antragsdokumente nach den aktuellen gesetzlichen Grundlagen gemäß Bundesreisekostengesetz (BRKG, ARV und BRKGVwV)
• Zentrale Reisebuchung für Dienstreisen von Mitarbeitenden ins In- und Ausland

Sie verfügen über:

• Eine abgeschlossene Berufsausbildung im Personal-, Verwaltungs- oder kaufmännischen Bereich
• Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung
• Sehr gute Kenntnisse im BRKG, in der ARV und BRKGVwV
• Gute Kenntnisse und Erfahrung im Umgang mit Abrechnungsprogrammen von Reisekosten (z.B. LOGA, SAP)
• Erfahrung im Umgang mit den gängigen kaufmännischen Verwaltungssystemen sowie Systemen der Bürokommunikation, insbesondere Excel sowie Datenbanken
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (Kenntnisse in weiteren Sprachen sind von Vorteil)
• Eine selbstständige, team- und serviceorientierte Arbeitsweise; sehr gute Kommunikationsfähigkeiten, Flexibilität und Belastbarkeit
• Freude an einem internationalen Arbeitsumfeld im Bereich Wissenschaft und dem direkten Kontakt mit Menschen aus verschiedenen Kulturen

Wir bieten:

• Flexible Arbeitszeiten, Möglichkeit zum Homeoffice nach Absprache mit den Vorgesetzten und Möglichkeit zur Arbeit in Teilzeit
• Jahressonderzahlung, betriebliche Altersvorsorge (VBL), Zuschuss zum Jobticket für den öffentlichen Nahverkehr in Berlin bzw. zum Deutschlandticket, Freistellung mit Gehalt an Heiligabend (24.12.) und Silvester (31.12.) zusätzlich zum regulären Jahresurlaub
• Wöchentliche Yogakurse am Institut, regelmäßige Informationen über Kurse der kooperierenden Krankenkassen im Rahmen des Betrieblichen Gesundheitsmanagements
• Zugang zum umfangreichen Fortbildungsangebot der Planck-Academy der MPG
• Engen Kontakt zu allen wissenschaftlichen und wissenschaftsunterstützenden Einheiten mit der Möglichkeit zu einem direkten, persönlichen Austausch
• Einen internationalen Kontext mit Mitarbeitenden und Gästen aus über 40 Nationen

Die Max-Planck-Gesellschaft fördert Chancengleichheit und eine inklusive Arbeitskultur. Als Institut der MPG setzen wir uns für eine diskriminierungs- und belästigungsfreie Arbeitsgemeinschaft für alle ein. Wir fordern ausdrücklich qualifizierte Personen zur Bewerbung auf, die Gruppen angehören, die aufgrund von Alter, Behinderung, ethnischer Zugehörigkeit, Familienstand, Geschlecht, Nationalität, sexueller Orientierung, sozioökonomischem Hintergrund oder Religion am Arbeitsplatz häufig unterrepräsentiert sind.

Für mehr Informationen über das Max-Planck-Institut für Wissenschaftsgeschichte und seine Maßnahmen zur Gleichstellung der Geschlechter und zur Einstellung von Menschen mit Schwerbehinderung sowie über die deutsche Antidiskriminierungspolitik (Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz) besuchen Sie bitte die entsprechenden Seiten.

Ihre Bewerbung:

Bitte bewerben Sie sich mit Ihren vollständigen und aussagekräftigen Unterlagen, vorzugsweise ohne Foto, (inklusive Anschreiben, Lebenslauf, Abschluss- und Arbeitszeugnissen – Zeugnisse bitte jeweils zusammengefasst in einem PDF-Dokument) über unser Bewerbungsportal.

Wir akzeptieren Bewerbungen, bis wir eine geeignete Person gefunden haben.
Bitte beachten Sie, dass nur elektronische Bewerbungen über das Portal akzeptiert werden.

Bei Nachfragen zur angegebenen Stelle wenden Sie sich bitte an Katja Henning-Hofmann (khhofmann@mpiwg-berlin.mpg.de).

Weitere Informationen zum MPIWG finden Sie auf https://www.mpiwg-berlin.mpg.de/.

Max-Planck-Institut für Wissenschaftsgeschichte, Boltzmannstraße 22, 14195 Berlin