Sachbearbeiter / Sachbearbeiterin (m/w/d) Zentrale Dienste

Arbeiten für Potsdam

vielseitig, flexibel, bürgernah

Potsdam ist lebenswert, familienfreundlich und vielfältig. Das spiegelt sich auch in der Verwaltung der brandenburgischen Landeshauptstadt wider. Mit mehr als 2.500 Beschäftigten sind wir eine der größten Arbeitgeberinnen der Region. Als kommunale Behörde halten wir die Stadt am Laufen und sind zuverlässige Dienstleisterin für die Einwohnerinnen und Einwohner. Gleichzeitig geben wir die Impulse für die Entwicklung der Stadt.

Potsdam wächst und damit auch die Aufgaben in der Verwaltung. Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt für den Fachbereich Verwaltungsmanagement zur unbefristeten Anstellung in Vollzeit einen/eine

Sachbearbeiter / Sachbearbeiterin (m/w/d) Zentrale Dienste

Kennziffer: 552.000.06

Ihre Aufgaben im Rotationsprinzip:

Postdienstleistungen

• Bearbeiten der analogen Eingangspost (Paket- und Briefsendungen) und Zuordnen auf die jeweiligen Bereiche
• Erfassen von nachzuweisenden Sendungen (Pakete, Einschreiben und Urnen) im Online-Portal und Erstellen von Einlieferungslisten
• Digitales und analoges Bearbeiten der Ausgangs- und Hauspost sowie Zuordnen nach Versandarten
• Erfassen der Ausgangspost nach Unterprodukten und Sendungsarten im System
• Bereitstellen der Touren für die Außenstellen inklusive Schultouren
• Bearbeiten der digitalen Eingangspost im zentralen Postfach der Landeshauptstadt Potsdam (LHP)
• Tägliches Briefkastenentleeren sowie Abholen und Beliefern sämtlicher Brief- und Paketsendungen der Bereiche
• Abholen der Kurierpost vom Amtsgericht und der Staatsanwaltschaft Potsdam

Beschaffung

• Prüfen und Bearbeiten von Bedarfsmeldungen/Sonderbedarfsmeldungen
• Prüfen und Vergleichen von Angeboten
• Bedarfsorientiertes Disponieren und Sicherstellen der Materialverfügbarkeit
• Bearbeiten von Reklamationen sowie Warenannahme und -ausgabe
• Fahrservice/ Logistik
• Einsatz für Kurier- und Zubringerdienste einschließlich Be- und Entladen von Transportgut
• Fahren von Pkw und Kleintransportern (Tourenplanung und Personentransport)
• Fahren von Fahrrädern und Lastenrädern (muskelbetrieben/E-Bikes) für Verbringungsleistungen von Materialien auf dem LHP-Campus und den Außenstellen
• Ausgeben, Kontrollieren und Rücknehmen von Poolfahrzeugen, Dienstfahrrädern und deren Fahrzeugunterlagen sowie Kontrollieren der Führerscheine und Unterweisen der Fahrzeugnutzer/Fahrzeugnutzerinnen sowie Reinigung und Pflege der Fahrzeuge der LHP

Druckerei

• Erstellen von Dienstausweisen
• Kuvertieren erstellter Anschreiben
• Drucken von Einladungen, Flyern, Briefbögen, Umschlägen inklusive der End- und Weiterverarbeitung fertiger Drucke

Servicecenter

• Dienstleistungsorientierte Gesprächsführung mit Bürgern und Bürgerinnen
• Anwenden spezifischer Frage- und Gesprächstechniken zum eindeutigen Identifizieren des Anliegens
• Zielorientiertes Kommunizieren mit den beteiligten Bereichen im Konfliktfall
• Monitoring von fehlerhaften oder fehlenden Datensätzen
• E-Mail- und Briefversand

Telekommunikation

• Bearbeiten und Auskunftserteilen zu eingegangenen Tickets (telefonisch und elektronisch) und Weiterleiten von Störmeldungen an den Servicedienstleister, die Provider und die Beratungsfirma
• Herausgeben von Diensthandys an die Mitarbeitenden der LHP inklusive Reinigen der Endgeräte (Festnetz) für ein erneutes Übergeben
• Unterstützen der Techniker/Technikerinnen bei Umzügen und Schaltarbeiten

Ihr Profil

• Abgeschlossene Berufsausbildung in einem verwaltenden oder verwaltungsnahen Beruf (bspw. Fachangestellter/Fachangestellte für Bürokommunikation, Bürokaufmann/Bürokauffrau, Rechtsanwaltsfachangestellter/Rechtsanwaltsfachangestellte oder vergleichbar
• Einschlägige Berufserfahrung in der Verwaltung
• Pkw-Führerschein Klasse B sowie körperliche Fitness/ Belastbarkeit
• Ortskenntnis wünschenswert
• Bereitschaft zum Arbeiten im Schichtdienst
• Eintragsfreies erweitertes Führungszeugnis
• Stark ausgeprägte Medienkompetenz
• Sehr hohe Teamfähigkeit und Konfliktfähigkeit/ Belastbarkeit
• Sehr gute Dienstleistungskompetenz sowie Kommunikations- und Kooperationskompetenz

Unser Angebot

• Ein attraktives Gehaltspaket in der Entgeltgruppe E 6 mit einem Bruttomonatsgehalt von 3.042,04 € - 3.507,92 € gemäß des Tarifvertrages TVöD-VKA in Abhängigkeit von der beruflichen Vorerfahrung
• Eine jährliche Sonderzahlung sowie eine Prämie nach den Regelungen unseres Tarifvertrages, betriebliche Altersvorsorge, vermögenswirksame Leistungen und monatliche Bezuschussung eines ViP-Firmentickets in Höhe des Tarifgebiets Potsdam AB
• Arbeiten, wie es zum Leben passt: Flexibel mit unserer Gleitzeitregelung und einer 39-Stunden-Woche
• Optimale Balance zwischen Arbeit und Privatleben mit 30 Tagen Jahresurlaub, zusätzlich bezahlt frei am 24.12. und 31.12. sowie ein PLUSan Freizeit durch Entgeltumwandlung in zusätzliche Urlaubstage
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch familienfreundliche Arbeitsbedingungen
• Individuelle Fortbildungsmöglichkeiten durch ein vielfältiges Weiterbildungsangebot

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Wenn Sie sich mit Ihren Erfahrungen, Ihrer Kompetenz und Ihrem Engagement für unsere Landeshauptstadt Potsdam einbringen wollen, dann bewerben Sie sich bitte bis zum 17.10.2024 online über unser Karriereportal.

Mehr Informationen finden Sie auch im Internet unter: www.potsdam.de/karriere

Die Beschäftigung in Teilzeit ist unter Berücksichtigung dienstlicher Erfordernisse grundsätzlich möglich. Die Landeshauptstadt Potsdam fördert aktiv die Gleichstellung aller Mitarbeitenden. Diese Stelle ist gleichermaßen für jedes Geschlecht geeignet. Wir begrüßen deshalb Bewerbungen von allen Interessierten, unabhängig von deren kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität. Potsdam als weltoffene Stadt hat ein Interesse an Bewerbungen von Menschen mit interkultureller Kompetenz.