Projekt- und Teamassistenz im International Startup Service (w/m/d)

Jung, modern, forschungsorientiert:

Im Jahr 1991 gegründet, hat sich die Universität Potsdam in der Wissenschaftslandschaft fest etabliert und sich zu einem herausragenden Wirtschaftsfaktor und Entwicklungsmotor für die Region entwickelt. Sie ist drittmittelstark, mehrfach prämiert in der Lehre, verfügt über eine serviceorientierte Verwaltung und wurde mehrfach als familienfreundlich ausgezeichnet. Rund 22.000 Studierende und 3.000 Beschäftigte arbeiten an drei Standorten – Am Neuen Palais, Griebnitzsee und Golm – an einer der am schönsten gelegenen akademischen Einrichtungen Deutschlands.

An der Universität Potsdam ist im Startup Service von Potsdam Transfer – dem Zentrum für Innovation, Gründung, Wissens- und Technologietransfer zum nächstmöglichen Zeitpunkt im BMWi-geförderten Projekt der Förderinitiative „EXIST Potentiale“ die Stelle

Projekt- und Teamassistenz im International Startup Service (w/m/d)

Kenn-Nr. 29/2023

mit 40 Wochenstunden (100 %) bis zum 30. Juni 2024 zu besetzen. Die Eingruppierung erfolgt nach Entgeltgruppe 8 der Entgeltordnung zum TV-L.

Potsdam Transfer ist eines der führenden Entrepreneurship Zentren an deutschen Hochschulen. Sie arbeiten bei uns in einem dynamischen Team, das aktiv für unternehmerisches Denken und Handeln sensibilisiert und Gründungen aus der Hochschule begleitet und fördert. Basierend auf den Erfahrungen als Gründerhochschule wird der Startup Service von Potsdam Transfer zu einem internationalen Gründungszentrum weiterentwickelt. Die Umsetzung erfolgt sowohl in Potsdam als auch bei unseren internationalen Partnerinstitutionen durch eine gemeinsame Entwicklung und Durchführung von Formaten und Prozessen.

Aufgabengebiet:

• eigenständige Projektverwaltung und finanztechnisches Controlling inkl. selbstständiger Mittelabrufe und entsprechender Kommunikation mit den jeweiligen Projektträgern
• selbstständige Erstellung der Mittelabrufe und Zwischennachweise sowie statistische Erfassung der Gründer/-innen1-Daten im Monitoringsystem
• administrative Betreuung des Projektes sowie der EXIST Gründungsprojekte inkl. der Erstellung von Werkverträgen für externe Dienstleister, Angebotseinholung sowie Beschaffungswesen
• Unterstützung bei der Vorbereitung, Organisation und Durchführung von Workshops und Formaten
• interne und externe Vernetzung sowie Zusammenarbeit mit den Projektverantwortlichen, den Projektmitarbeiter/-innen1 und der Verwaltung
• Unterstützung bei der Öffentlichkeitsarbeit: Erstellung von Presseinformationen, Vorbereitung von PR-Texten und Themenbeiträgen
• Büromanagement wie u. a. Terminplanung, Korrespondenzen sowie organisatorische Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen des Leiters und der Projektmitarbeiter/-innen

Wir bieten Ihnen ein interessantes Aufgabenspektrum und freuen uns, wenn Sie sich bewerben und folgende Anforderungen erfüllen:

• abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation1 oder vergleichbare abgeschlossene Berufsausbildung gerne mit Zusatzqualifikation geprüfte/-r Sekretär/-in1
• idealerweise mehrjährige Berufserfahrung zu Büro- und Verwaltungsprozessen und Budgetverwaltung im öffentlichen Dienst und in Drittmittelprojekten
• Erfahrungen im Projektmanagement und -controlling, idealerweise auch in Projekten mit öffentlichen Zuwendungsgebern
• ausgeprägtes Interesse an Entrepreneurship, Innovation und Gründung
• Kenntnisse hochschulinterner Verwaltungsabläufe sowie im Event- und Projektmanagement von Vorteil
• Fähigkeit zu gründlicher und selbstständiger Arbeit, Organisationsgeschick, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
• ausgeprägtes kommunikatives Geschick im Umgang mit verschiedenen Personenkreisen sowie Kooperations- und Teamfähigkeit
• sehr gute Fähigkeiten im Umgang mit den Mitteln moderner Bürokommunikation und mit elektronischen Medien (aktuelle Office Programme wie Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
• sehr gute Kenntnisse der englischen und deutschen Sprache in Wort und Schrift

Gern können Sie sich bei Fragen zum Bewerbungsprozess oder bei technischen Problemen per E-Mail an bewerbung@uni-potsdam.de wenden.

1 Diese Bezeichnung gilt für alle Geschlechterformen (w/m/d).

Bewerbungen sind nebst entsprechender Qualifikationsnachweise bis zum 14.03.2023 unter Angabe der Kenn-Nr. 29/2023 über das Online-Karriere-Portal der Universität Potsdam einzureichen. Bitte stellen Sie hier Ihre Bewerbungsunterlagen in einer zusammengefassten PDF-Datei bereit.

Weitere Informationen zur Ausschreibung finden Sie unter:
www.uni-potsdam.de/verwaltung/dezernat3/stellen/