Stellenbeschreibung

Assistent (m/w/d) der Geschäftsführung

Wer wir sind

Das Zentrum für Internationale Friedenseinsätze (ZIF) gGmbH wurde 2002 in engem Zusammenwirken von Bundesregierung und Bundestag gegründet. Alleiniger Gesellschafter ist die Bundesrepublik Deutschland, vertreten durch das Auswärtige Amt (AA). Die Aufgabe des ZIF ist es, einen deutschen Beitrag zur Stärkung internationaler Kapazitäten zu Krisenprävention, Konfliktlösung und Friedenskonsolidierung zu leisten. Das ZIF setzt diesen Auftrag mit zahlreichen Leistungen in Training, Human Resources, International Capacity Development sowie Analyse und Politikberatung im In- und Ausland um. Deutsche zivile Fach- und Führungskräfte arbeiten in über 40 internationalen Friedenseinsätzen weltweit. Das ZIF ist aufgrund des im Juli 2017 überarbeiteten Sekundierungsgesetzes sekundierende Einrichtung und Arbeitgeber für zivile Expert:innen in humanitären Kriseneinsätzen und Friedenseinsätzen der EU, OSZE, UN und weiteren aufnehmenden Organisationen. Zudem vermittelt das ZIF jährlich mehrere hundert Wahlbeobachter:innen in Missionen der EU und OSZE.

Die Geschäftsführung / Leitung verantwortet die Strategie des ZIF, die Kooperation mit dem Gesellschafter, die Betreuung der Gremienarbeit und die Zusammenarbeit mit nationalen und internationalen Partnern. Darüber hinaus koordiniert und steuert sie die Arbeit des ZIF-Kollegiums in Berlin mit ca. 85 Kolleg:innen in 10 verschiedenen Teams. Sie ist verantwortlich für 175 Sekundierte in Einsätzen weltweit.

Sie haben Organisations- und Kommunikationstalent und behalten auch an turbulenten Tagen kühlen Kopf und Überblick?

Sie suchen eine sinnstiftende Aufgabe in einer international ausgerichteten Organisation?

Sie arbeiten gerne im Team?

Dann bewerben Sie sich bei uns als Assistenz der Geschäftsführung!

Ihre Aufgaben

In dieser Position tragen Sie zur Unterstützung und Entlastung der Geschäftsführung bei. Sie arbeiten eng mit der Geschäftsführerin des ZIF, ihrer Stellvertreterin und der Referentin der Geschäftsführung zusammen, kümmern sich um alle organisatorischen und administrativen Belange und sorgen für eine reibungslose Kommunikation nach innen und außen. Zu Ihren Aufgaben zählen:
  • Versierte Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft
  • Schnittstelle und Ansprechperson der Geschäftsführung nach innen und außen
  • Monitoring und Sicherstellung der Abläufe im Office-Management (inklusive Datenbank und Netzwerkpflege (CRM)
  • Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Treffen und Veranstaltungen inkl. Einladungsmanagement und Protokollführung
  • Planung und Organisation der ZIF-Gremiensitzungen und von Dienstreisen
  • Empfang und Betreuung von deutschen und internationalen Gästen
  • Formulierungssichere Korrespondenz, Lektorat von Korrespondenzen, Schreiben, Dokumenten und Publikationen in deutscher und englischer Sprache

Was Sie mitbringen

  • Abgeschlossene Berufsausbildung als Bürokaufmann / -frau, Fremdsprachen- oder Europasekretär / -in oder vergleichbare Berufserfahrung in ähnlicher Position
  • Alternativ: abgeschlossenes Bachelorstudium
  • Berufspraktische Erfahrung im internationalen Umfeld von Vorteil
  • Sicherer Umgang mit dem MS-Office-Paket und möglichst mit einer CRM-Kontaktdatenbank
  • Sehr gute deutsche und englische Sprachkenntnisse in Wort und Schrift
  • Eigenständige, strukturierte und verantwortungsvolle Arbeitsweise
  • Freude am Arbeiten in einem sehr dynamischen Umfeld, Flexibilität und Anpassungsfähigkeit
  • Stilsichere Umgangsformen und Vertrauenswürdigkeit

Was wir bieten

  • Eine unbefristete Stelle mit (gewünscht) 39 Wochenstunden,
    Beginn spätestens zum 01.07.2024
  • Eine interessante, vielseitige Tätigkeit in einem international ausgerichteten Umfeld
  • Ein professionelles und freundliches Arbeitsklima in einem engagierten Team
  • Personalentwicklung
  • Vereinbarkeit von Beruf und Privatem durch Gleitzeitregelungen und mobiles Arbeiten
  • Betriebliche Altersvorsorge (VBL)
  • Job- oder Deutschlandticket
  • Vergütung nach TVöD Bund Entgeltgruppe 9b bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen

Schwerbehinderte Bewerber:innen werden bei gleicher Eignung entsprechend den gesetzlichen Grundlagen bevorzugt berücksichtigt. Diversität umfasst für uns nicht nur den Gleichstellungsgedanken im Sinne einer gleichberechtigten Teilhabe von Frauen und Männern an Führungspositionen, sondern auch eine gleichstellungsfördernde Kultur im Unternehmen mit gleichen Zugangs- und Entwicklungschancen ohne Ansehung der ethnischen Herkunft, des Geschlechts, der Religion oder Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Identität.


Bitte bewerben Sie sich bis spätestens 14.04.2024 über das ZIF-Karriereportal.

Für Rückfragen zur ausgeschriebenen Position steht Ihnen zur Verfügung:

Luisa Lampe-Traupe
Leiterin Verwaltung
l.lampe-traupe@zif-berlin.org

Mehr zum Job

Beschäftigungsart Festanstellung
Arbeitsort
10115 Berlin