Arbeitszeitmodelle – vielfältig und flexibel Betriebliche Altersvorsorge – abgesichert und zukunftsorientiert Firmenticket – vergünstigt zum Arbeitsplatz Gesundheitsangebote – Sport, Fitness und Prävention Aus-, Fort- und Weiterbildung – Qualifikation nach Maß in der internen Gesundheitsakademie Personalentwicklung – Unterstützung auf dem persönlichen Karriereweg Vereinbarkeit von Beruf & Familie – zertifiziert als familiengerechtes Unternehmen seit 2007 Internationalität und Diversity – Charta der Vielfalt Tarifverträge – attraktives Gehalt mit regelmäßigen Entgeltsteigerungen sowie verbindliche Rahmenbedingungen DIE CHARITÉ – UNIVERSITÄTSMEDIZIN BERLIN ist eine gemeinsame Einrichtung der Freien Universität Berlin und der Humboldt-Universität zu Berlin. Sie hat als eines der größten Universitätsklinika Europas mit bedeutender Geschichte eine führende Rolle in Forschung, Lehre und Krankenversorgung inne. Aber auch als modernes Unternehmen mit Zertifizierungen im medizinischen, klinischen und im Management-Bereich tritt die Charité hervor.Assistenz (d/w/m) Leitung Geschäftsbereich Personal- und Organisationsentwicklung Arbeiten an der Charité Die Charité wurde erneut zum besten Krankenhaus Deutschlands gewählt, weil unsere Mitarbeitenden jeden Tag einen hervorragenden Job machen – sowohl in der Krankenversorgung als auch in der Forschung, Lehre und Verwaltung. Patientinnen und Patienten aus aller Welt vertrauen auf die Expertise unseres Kollegiums sowie auf modernste Diagnostik und Behandlungsmethoden. Weil Sie den Unterschied machen Als Assistenz der Leitung des Geschäftsbereichs Personal arbeiten Sie eng mit dem Leitungsteam zusammen, unterstützen in allen organisatorischen Angelegenheiten und sind erste Ansprechperson für Fragen rund ums Thema Personal. Die Stelle im Überblick Materialbeschaffung und -verwaltung (Bestellungen von Büromaterialien, Kontrolle der Lieferscheine und Rechnungen, Bearbeitung und Prüfung von Rechnungen sowie elektronische Freigabe (nicht kaufmännische Freigabe) Terminmanagement: hohes Maß an Flexibilität und Eigenständigkeit für teils komplexe Koordination von Terminen – inkl. Vor- und Nachbereitung und Nachverfolgung (Vorbereitung von Unterlagen, Terminbegleitung/Protokollierung), eigenverantwortliches Arbeiten Vorgangsmanagement: Selbstständige Bearbeitung von Post und Vorgängen aus dem Postfach, Zuweisung von Verantwortlichkeiten, Überwachung von Vorgängen und Fristencontrolling, strukturierte Datenablage Professionelle Kommunikation (telefonisch und schriftlich) mit externen und internen Anfragenden in deutscher und englischer Sprache (telefonisch und schriftlich) sowie Vorbereitung von schriftlicher Korrespondenz Unterstützung bei bestimmten Projektthemen (Jahresabschluss, Wirtschaftsprüfung) und kontinuierliche Verbesserung von Arbeitsabläufen und Geschäftsprozessen innerhalb des Sekretariats und im Kontext als Schnittstelle innerhalb des Geschäftsbereiches Koordination von Studierenden, Auszubildenden und Praktikantinnen und Praktikanten innerhalb des Geschäftsbereiches Federführend in der Ausgestaltung der Umstellung der Serviceleistung für internationale Mitarbeitende Unterstützung beim Onboarding Danach suchen wir Abgeschlossene (kaufmännische) Berufsausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation Mehrjährige Berufserfahrung in der Assistenz, im Sekretariat oder Office Management, Kenntnisse im Personalwesen sind von Vorteil Sehr gute kommunikative Fähigkeiten; sehr gutes Ausdrucksvermögen auch in englischer Sprache in Wort und Schrift Ausgezeichnete PC-Kenntnisse (insbesondere Word, Outlook, Excel, PowerPoint, SAP) Sehr gute Teamfähigkeit, Sozial- und Problemlösungskompetenz, Flexibilität und Motivation Hohes Bewusstsein für Verantwortung, Vertraulichkeit und Loyalität Selbstständige, präzise und analytische Arbeitsweise, sehr gutes Organisationsvermögen und Zeitmanagement Das bringt die Charité mit Eine hochprofessionelle Zusammenarbeit in einem motivierten und interdisziplinären Team Eine zukunftsorientierte, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit mit hoher Eigenverantwortung und persönlichem Handlungsspielraum Interkulturelle Teamveranstaltungen, gut strukturiertes Onboarding mit netten Kolleginnen und Kollegen Umfangreiche kostenfreie Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten bis hin zum Studium Vergünstigungen bei vielen Angeboten für Beschäftigte für die Bereiche Shopping, Reisen, Sport Durch unsere betriebliche Altersvorsorge sind unsere Mitarbeitenden im Alter zusätzlich abgesichert Die Charité ist seit 2007 zertifiziert als familiengerechte Hochschule und familiengerechtes Unternehmen Berücksichtigung von Dienstplanwünschen Informationen zur Stelle Entgeltgruppe E8 TVöD VKA-K. Die Eingruppierung erfolgt unter Berücksichtigung der Qualifikation, die jeweilige Erfahrungsstufe errechnet sich aus den geleisteten Berufsjahren. Das Jahresgehalt (brutto) ist für eine Vollzeitstelle ohne Jahressonderzahlung, Zulagen und Zusatzdiensten angegeben Bei uns sind 30 Tage Urlaub Standard KENNZIFFER: 2882 BEGINN: Ab sofort ARBEITSZEIT: Vollzeit (39 Stunden) VERGÜTUNG: Entgeltgruppe E8 gem. TVöD VKA-K unter Berücksichtigung von Qualifikation und persönlichen Voraussetzungen: www.charite.de/karriere/ Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Katharina Schulkowski unter der E-Mail: katharina.schulkowski@charite.de Bitte bewerben Sie sich mit einem Anschreiben, Lebenslauf und Abschlusszeugnissen sowie Arbeitszeugnissen (je als PDF / Bilddatei) unter Angabe der Kennziffer bis zum 08.04.2024 online über unser Bewerberformular. Charité – Universitätsmedizin Berlin DIE CHARITÉ – UNIVERSITÄTSMEDIZIN BERLIN trifft ihre Personalentscheidungen nach Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung. Gleichzeitig wird eine Erhöhung des Anteils von Frauen in Führungspositionen angestrebt und dies bei gleichwertiger Qualifikation im Rahmen der rechtlichen Möglichkeiten berücksichtigt. Ebenso ausdrücklich erwünscht sind Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund. Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt. Ein erweitertes Führungszeugnis ist vorzulegen. Eventuell anfallende Reisekosten können nicht erstattet werden. DATENSCHUTZHINWEIS: Die Charité weist darauf hin, dass im Rahmen und zu Zwecken des Bewerbungsverfahrens an verschiedenen Stellen in der Charité (z. B. Fachbereich, Personalvertretung, Personalabteilung) personenbezogene Daten gespeichert und verarbeitet werden. Weiterhin können die Daten innerhalb des Konzerns sowie an Stellen außerhalb (z. B. Behörden) zur Wahrung berechtigter Interessen übermittelt bzw. verarbeitet werden. Mit Ihrer Bewerbung stimmen Sie unseren Datenschutz- und Nutzungsbestimmungen für Bewerbungsverfahren zu, diese finden Sie hier.