Office Managerin (w/m/d) für die Zentrale unseres Architektur- und Ingenieurbüros

Die Welt des Bauens in Ihren ordnenden Händen

Das geht nicht? Dann kennen Sie die BAL noch nicht. Ohne wirklich gute Organisation, Kommunikation, Dokumentation und Logistik geht nichts in unserer Arbeit. Mehr als 130Großbauvorhaben in über 35Jahren nach den Entwürfen international renommierter Architekten zeugen davon, dass da auch im Hintergrund ordnende Hände wirken, die ihr Werk verstehen. Wenn Ihnen das gefällt und Sie unseren Weg mitgestalten wollen, dann kommen Sie zu uns und verstärken Sie das Office-Management-Team unseres Hauptbüros. Bringen Sie sich ein. Machen Sie uns stärker, effizienter und zielsicherer in allen Verwaltungs- und Unterstützungsprozessen. Bieten Sie unserer Geschäftsführung genau das professionelle Office-Management, das sie braucht, um zukunftsorientiert ein wachsendes Spezialisten-Team zum Erfolg zu führen. Wir wünschen uns: …

Office Managerin (w/m/d) für die Zentrale unseres Architektur- und Ingenieurbüros

Arbeitsplatz Berlin

Ihr Herz, Ihren Verstand, Ihr Organisationstalent

Sie sind als souveräne, selbstständig handelnde und integre Persönlichkeit das verlässliche Rückgrat unseres Teams an zentraler Stelle unserer Betriebsorganisation – Sympathieträger/-in für alle, die den Kontakt über Sie zu uns suchen. Sie verwirklichen in Ihrer persönlichen Haltung und in Ihrer Arbeit nach innen wie nach außen den Servicegedanken, der die Grundlage unseres langjährigen geschäftlichen Erfolges ausmacht.

• Sie haben idealerweise bereits mehrjährige Erfahrung als Office-Managerin (w/m/d), oder vergleichbar und unterstützen die Geschäftsführung in allen organisatorischen und sicherstellenden Belangen.
• Sie organisieren verantwortlich die Arbeit des Office-Management-Teams, bereiten Termine und Reisen für die Geschäftsführung sowie für unser Baumanagement vor und führen entsprechende Plan- und Übersichtsdokumente
• Sie organisieren und erledigen die Datenerfassung, -pflege und -auswertung im Kontext unseres Personalmanagements, führen die Personalakten, bereiten Verträge vor und recherchieren für die Geschäftsführung in rechtlichen Belangen, u.a. des Arbeits- und Sozialversicherungsrechts.
• Sie führen Plausibilitätschecks der über unser Controlling-System erfassten Arbeits-, Urlaubs- und Krankheitszeiten durch und bereiten relevante Daten für unsere Lohnbuchhaltung auf.
• Sie führen unsere Rechtsakten und kooperieren mit unserem Finanzbuchhaltungsteam und der Public Relations Managerin.
• Sie führen Schriftverkehr, bearbeiten Dokumentationen, organisieren die Ablage und veranlassen die rechtzeitige Bereitstellung von Büro- und Verbrauchsmaterialien.
• Sie halten Verbindung zu den Baustellensekretariaten und unterstützen die Durchsetzung der definierten Standards unseres Qualitätsmanagementsystems in deren Arbeit sowie im Bereich des Hauptbüros.

Arbeitszeit: Vollzeit, bei Bereitschaft zur Arbeit im zeitlichen Randbereich auch Teilzeit bis minimal 35h/ Woche möglich.
Wann soll es losgehen? Anfang September oder etwas später – je nachdem, wie es Ihnen möglich ist.

Das zeichnet Sie aus:

• Sie arbeiten gern in einem Team von Menschen mit vielen unterschiedlichen Begabungen und Eigenschaften – Teamfähigkeit ist Ihnen ebenso wichtig wie uns.
• Sie können richtig gut organisieren, handeln strukturiert und eigeninitiativ. Sie sehen nicht nur Probleme, sondern arbeiten aktiv an deren Lösung.
• Sie sind konsequent, können sich auch gegen Widerstände durchsetzen und verfolgen die Dinge bis zu ihrem Ende.
• Sie sind sicher in der Anwendung gängiger MS-Office-Programme – beim Einsatz von Word, Excel, Outlook, Microsoft Access und Teams macht Ihnen nicht so leicht jemand etwas vor.
• Sie beherrschen die deutsche Sprache perfekt und fehlerfrei in Wort und Schrift, können sich auf professionellem Niveau nuanziell ausdifferenziert ausdrücken und führen eine klare, sympathische und verbindliche Kommunikation.

Worauf Sie sich bei uns freuen können:

• Tolle Arbeitsatmosphäre in zentraler Lage Berlins
• Umfassende Einarbeitung in Ihren Aufgabenbereich durch unsere bisherige erfahrene Office-Managerin, die demnächst in ihren wohlverdienten Ruhestand geht
• Aufgeschlossenes und sehr freundliches Mitarbeiter/-innen-Team
• Eine Geschäftsführung, die gute Arbeit wertschätzt und honoriert
• Teamevents/ Weihnachtsfeier/ Sommerfest
• Verhandelbare Zusatzleistungen zum Gehalt nach der Probezeit
• Rücksichtnahme auf familiäre Erfordernisse

• Vermögensbildung
• Jobticket
• Homeoffice
• Teilzeit möglich

Jetzt sind Sie dran!

Überzeugen Sie uns, dass die Welt des Bauens in Ihren Händen gut aufgehoben ist.

Bei Fragen rufen Sie einfach unsere Geschäftsführerin an. Frau Ulrike Küpper-Sommer (Tel. 030264959-0) erteilt Ihnen gern Auskunft. Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Anschreiben und Lebenslauf als Office Managerin (w/m/d), bitte mit Gehaltswunsch und ausschließlich in digitaler Form an bewerbung@bal-berlin.de.

Sie können wirklich stolz sein, denn das Ergebnis auch Ihrer Arbeit bleibt dauerhaft gebaut in unserer Stadt sichtbar (schauen Sie auf www.bal-berlin.de woran sie mit uns arbeiten können). Und wenn Sie wissen wollen, was genau bei uns los ist, besuchen Sie uns auf: https://www.kununu.com/de/bal-bauplanungs-und-steuerungs1

BAL Bauplanungs und Steuerungs GmbH
Schillstraße 9
10785 Berlin